Nghiệp vụ thanh tra tài chính ngành Tư pháp
14/04/2008
Như vậy, nghiệp vụ thanh tra tài chính trong ngành Tư pháp chủ yếu tập trung vào lĩnh vực ngân sách hành chính sự nghiệp. Do vậy, hoạt động tài chính trong ngành Tư pháp đòi hỏi rất chặt chẽ, đúng pháp luật, sao cho việc sử dụng ngân sách đúng chế độ, vừa tiết kiệm vừa đạt hiệu quả cao nhất. Để giúp phần nào cho việc thanh tra tài chính trong Ngành đạt hiệu quả, chúng tôi xin trình bày chi tiết dưới dạng một quy trình thanh tra tài chính để các đồng chí, đồng nghiệp cùng tham khảo.
QUY TRÌNH THANH TRA TÀI CHÍNH TRONG NGÀNH TƯ PHÁP
I. CHUẨN BỊ VÀ QUYẾT ĐỊNH THANH TRA
Chuẩn bị thanh tra và quyết định thanh tra nhằm thiết lập những nội dung, kế hoạch để tiến hành thanh tra, bao gồm các công việc sau:
1. Thu thập thông tin
Thông tin là cơ sở quan trọng để quyết định nội dung và kế hoạch thanh tra, do vậy khi thu thập thông tin cần nắm toàn diện các thông tin có liên quan đến mục đích, yêu cầu và đối tượng, sự việc cần thanh tra.
1.1. Thu thập các thông tin liên quan đến đối tượng thanh tra
– Lập đề cương thu thập thông tin với nội dung thông tin cần thu thập căn cứ theo các tiêu chí nêu tại Khoản 2, Mục I quy trình này.
– Tổ chức thu thập thông tin.
1.2. Nguồn thông tin
– Từ kho dữ liệu của cơ quan; từ các báo cáo, phản ánh của các cơ quan truyền thông (báo, đài,…) và đơn thư khiếu nại, tố cáo của các cơ quan, tổ chức và cá nhân.
– Thông tin từ các cơ quan quản lý nhà nước trong ngành Tư pháp, cơ quản quản lý cấp trên và các cơ quan khác có liên quan.
– Thông tin từ việc khảo sát trực tiếp tại tổ chức, cơ quan là đối tượng thanh tra.
2. Lập báo cáo khảo sát
Nghiên cứu, phân tích các thông tin đã thu thập được, lập báo cáo khảo sát theo nội dung và trình tự sau:
– Tổ chức bộ máy, nhân sự, đặc điểm và mô hình tổ chức công tác tài chính, kế toán.
– Hoạt động, kết quả hoạt động và sự việc liên quan đến thu (đối với đơn vị sự nghiệp có thu), chi tài chính.
– Cơ chế, chính sách, chế độ và các tiêu chuẩn, định mức. Cần chú ý những chính sách, chế độ đặc thù.
– Tình hình, số liệu tổng quát và chi tiết về tài chính:
+ Trường hợp thanh tra toàn diện phải phản ánh tổng thể, toàn diện về hoạt động thu (đối với đơn vị sự nghiệp có thu), chi tài chính; tình hình quản lý và sử dụng các nguồn kinh phí, nguồn vốn, tài sản.
+ Trường hợp thanh tra một hoặc một số nội dung thì phản ánh số liệu tổng quát và chi tiết của nội dung thanh tra.
- Nhận định, đánh giá những vấn đề nổi cộm, khả năng và dấu hiệu sai phạm về chính sách, chế độ, về quản lý và quá trình thực hiện.
– Những thuận lợi, khó khăn và tình hình thanh tra, kiểm tra, kiểm toán của các cơ quan, tổ chức đối với đối tượng thanh tra.
- Đề xuất những nội dung cần thanh tra, trong đó nêu rõ nội dung trọng tâm, trọng điểm; những tổ chức, cơ quan, cá nhân cần đến thanh tra, xác minh.
3. Lập kế hoạch thanh tra
Kế hoạch thanh tra gồm những nội dung cơ bản sau:
Mục đích, yêu cầu cuộc thanh tra;
Nội dung thanh tra, trong đó nêu rõ nội dung trọng tâm, trọng điểm;
Danh sách các đơn vị được thanh tra, xác minh;
Thời kỳ thanh tra, thời hạn thanh tra;
Lập kế hoạch chi tiết cho từng nội dung thanh tra, trong đó nêu rõ: những công việc cần triển khai, phương pháp tiến hành, nơi cần đến làm việc, thời gian triển khai, kết thúc; nhân sự đoàn thanh tra (trưởng đoàn, phó trưởng đoàn và các thành viên), phân công nhiệm vụ cho tổ, nhóm (nếu có) và các thành viên đoàn thanh tra.
4. Ra quyết định, phê duyệt kế hoạch thanh tra
Thủ trưởng cơ quan, tổ chức trình thủ trưởng cơ quan quản lý nhà nước cùng cấp hoặc người được giao nhiệm vụ trình chánh thanh tra dự thảo quyết định thanh tra kèm theo kế hoạch thanh tra và báo cáo khảo sát.
Thủ trưởng cơ quan quản lý nhà nước hoặc chánh thanh tra ra quyết định thanh tra, đồng thời phê duyệt kế hoạch thanh tra.
Quyết định thanh tra phải thể hiện rõ tên cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân là đối tượng thanh tra; nội dung, thời kỳ và thời hạn thanh tra; thành lập đoàn thanh tra và các tiêu chí khác (theo mẫu số 1 đính kèm).
Trường hợp cuộc thanh tra có nội dung đơn giản, thanh tra đột xuất, quyết định thanh tra được ra trước khi có kế hoạch thanh tra; nhưng sau khi có quyết định thanh tra, trưởng đoàn thanh tra (hoặc thanh tra viên tiến hành thanh tra độc lập) có trách nhiệm xây dựng kế hoạch thanh tra trình người ra quyết định thanh tra phê duyệt.
5. Chuẩn bị triển khai thanh tra
Khi quyết định thanh tra được lưu hành, trưởng đoàn thanh tra có trách nhiệm:
5.1. Thông báo kế hoạch và yêu cầu đối tượng thanh tra chuẩn bị những công việc liên quan tới buổi công bố quyết định thanh tra
Nội dung, biểu mẫu yêu cầu đối tượng thanh tra chuẩn bị và báo cáo đoàn thanh tra;
Thành phần dự họp công bố quyết định thanh tra;
Thời gian, địa điểm công bố quyết định thanh tra.
5.2. Họp đoàn, chuẩn bị các điều kiện cần thiết
– Tổ chức họp đoàn thanh tra để quán triệt kế hoạch thanh tra đã được phê duyệt, quy chế đoàn thanh tra; bàn các biện pháp cụ thể để tổ chức thực hiện kế hoạch; giao nhiệm vụ cụ thể cho phó trưởng đoàn (nếu có) và từng thành viên đoàn thanh tra.
– Đối với cuộc thanh tra có nhiều nội dung phức tạp hoặc cuộc thanh tra diện rộng hoặc thành phần đoàn thanh tra có các thành viên là người của nhiều cơ quan, đơn vị tham gia; trưởng đoàn thanh tra hoặc người được người ra quyết định thanh tra giao nhiệm vụ, tiến hành quán triệt và tổ chức tập huấn những nội dung cần thiết, thống nhất phương pháp tiến hành.
– Chuẩn bị đầy đủ văn bản về chính sách, chế độ, tiêu chuẩn, định mức liên quan đến nội dung thanh tra.
– Căn cứ nhiệm vụ được giao, từng thành viên trong đoàn thanh tra xây dựng kế hoạch thực hiện chi tiết của mình, trình trưởng đoàn phê duyệt trước khi triển khai thanh tra. Kế hoạch phải nêu rõ nội dung công việc, phương pháp tiến hành, thời gian thực hiện.
– Chuẩn bị phương tiện, thiết bị, kinh phí và những điều kiện vật chất cần thiết khác phục vụ cho hoạt động của đoàn thanh tra.
II. TIẾN HÀNH THANH TRA
1.Công bố quyết định thanh tra
Chậm nhất mười lăm ngày kể từ ngày ký quyết định thanh tra, trưởng đoàn thanh tra có trách nhiệm công bố quyết định thanh tra vớiđối tượng thanh tra.
Thực hiện công bố đầy đủ nội dung quyết định thanh tra và nêu rõ mục đích, yêu cầu, cách thức làm việc, kế hoạch tiến hành thanh tra.
Yêu cầu đối tượng thanh tra báo cáo đoàn thanh tra những nội dung mà trưởng đoàn thanh tra đã thông báo (quy định tại Điểm 5.1 Mục I) và những nội dung khác đoàn thanh tra thấy cần thiết.
Lập biên bản cuộc họp công bố quyết định thanh tra. Biên bản được ký giữa trưởng đoàn thanh tra và thủ trưởng cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân là đối tượng thanh tra.
2.Thực hiện thanh tra
Thực hiện thanh tra là quá trình sử dụng các phương pháp thanh tra, phát hiện, làm rõ các vấn đề, sự việc để kết luận chính xác, trung thực, khách quan. Đoàn thanh tra tiến hành theo các bước sau:
2.1. Thu thập thông tin
2.1.1. Yêu cầu đối tượng thanh tra cung cấp tài liệu liên quan đến nội dung thanh tra. Tài liệu gồm: Báo cáo quyết toán, các báo cáo thu, chi tài chính, sổ, biểu mẫu, chứng từ kế toán và tài liệu liên quan; báo cáo tổng kết, phân tích đánh giá, kết luận của các cơ quan; kết quả hoạt động của tổ chức kinh tế – xã hội; các chính sách, chế độ, tiêu chuẩn, định mức và các tài liệu khác có liên quan.
Trưởng đoàn hoặc người được giao chủ trì thanh tra, xác minh tại đơn vị:
– Lập phiếu yêu cầu đối tượng thanh tra cung cấp tài liệu mà trong hồ sơ đã thu thập còn thiếu, phiếu yêu cầu nêu rõ tên tài liệu, thời gian và địa điểm cung cấp (theo mẫu số 2 đính kèm).
– Lập văn bản yêu cầu đối tượng thanh tra tổng hợp, thống kê tình hình, số liệu về thu, chi tài chính và các sự việc, hiện tượng cần thiết theo nội dung thanh tra.
2.1.2. Tiếp nhận hồ sơ, tài liệu và báo cáo do đối tượng thanh tra cung cấp. Đoàn thanh tra có trách nhiệm kiểm đếm, bảo quản, khai thác, sử dụng tài liệu đúng mục đích, không để thất lạc tài liệu.
2.1.3. Trường hợp cần giữ nguyên trạng tài liệu, trưởng đoàn thanh tra ra quyết định niêm phong một phần hoặc toàn bộ tài liệu có liên quan tới nội dung thanh tra. Việc niêm phong, mở niêm phong khai thác tài liệu hoặc huỷ bỏ niêm phong thực hiện theo đúng quy định của pháp luật.
2.2. Nghiên cứu, phân tích, xem xét, xử lý thông tin và số liệu để phát hiện những vấn đề có mâu thuẫn; nhận định những việc làm đúng, những sai phạm, những sơ hở, bất cập của cơ chế, chính sách, chế độ; làm rõ bản chất, nguyên nhân và trách nhiệm của tập thể, cá nhân đối với từng sai phạm.
– Phân tích các báo cáo, tài liệu thu thập được để nhận diện vấn đề, sự việc.
– Đối chiếu số liệu giữa sổ tổng hợp với báo cáo tài chính; đối chiếu số liệu giữa sổ chi tiết với sổ tổng hợp; đối chiếu giữa chứng từ kế toán với việc phản ánh trên sổ kế toán.
– Kiểm tra, xác định tính hợp pháp, hợp lý của chứng từ kế toán và các tài liệu có liên quan. Xác định sự phù hợp về trình tự thủ tục của chứng từ kế toán và những quy định về trình tự, thủ tục, của các hoạt động kinh tế – xã hội.
- Kiểm tra, xác định tính trung thực của chứng từ, tài liệu:
Xem xét, đối chiếu khối lượng công việc theo chứng từ với khối lượng công việc thực hiện.
Xem xét, đối chiếu các chính sách, chế độ, tiêu chuẩn, định mức đã áp dụng thanh toán so với quy định của người có thẩm quyền.
Xem xét việc vận dụng thực tế so với các quy định của chính sách, chế độ, tiêu chuẩn, định mức của người có thẩm quyền.
– Trong quá trình thanh tra phát hiện có dấu hiệu chiếm đoạt, chiếm dụng, sử dụng trái phép tài sản, công quỹ; có hành vi đang hoặc sẽ gây thiệt hại nghiêm trọng đến lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân thì trưởng đoàn thanh tra ra quyết định kiểm kê, niêm phong, tạm giữ, tạm đình chỉ hành vi sai trái hoặc báo người có thẩm quyền quyết định. Việc kiểm kê, niêm phong, tạm giữ, tạm đình chỉ thực hiện theo đúng quy định của pháp luật.
2.3. Ký bản xác nhận hoặc biên bản làm việc về tình hình, số liệu theo từng nội dung, sự việc dự kiến kết luận với đối tượng thanh tra.
2.4. Đối chiếu tình hình, số liệu đã ký xác nhận, đã thu thập được với chính sách, chế độ, tiêu chuẩn, định mức và diễn biến thực tế, đưa ra dự kiến kết luận về sự việc được phát hiện.
2.5. Củng cố chứng cứ, cơ sở pháp lý để kết luận đúng, sai, nguyên nhân sai phạm và trách nhiệm của tập thể, cá nhân đối với từng sai phạm.
2.5.1. Yêu cầu giải trình:
Đối với những sự việc, tài liệu phản ánh chưa rõ, chưa đủ cơ sở kết luận, đoàn thanh tra chuẩn bị chi tiết nội dung yêu cầu đối tượng thanh tra giải trình bằng văn bản (có chữ ký của người giải trình).
2.5.2. Đối thoại, chất vấn:
Trường hợp giải trình của đối tượng chưa rõ, tiến hành tổ chức đối thoại, chất vấn đối tượng thanh tra để làm rõ thêm đúng, sai về nội dung và trách nhiệm của tập thể, cá nhân.
Người tổ chức đối thoại, chất vấn phải chuẩn bị chi tiết nội dung đối thoại, câu hỏi chất vấn; câu hỏi có trọng tâm, trọng điểm để đối tượng trả lời. Người tiến hành đối thoại, chất vấn phải chủ động, tập trung vào nội dung chủ định, không đi vào nội dung, sự việc không liên quan.
Kết thúc đối thoại, chất vấn lập biên bản, ghi đầy đủ, chính xác những sự việc hai bên đã trao đổi; trường hợp cần thiết thì ghi âm lại toàn bộ cuộc đối thoại, chất vấn.
2.5.3. Thẩm tra, xác minh:
Những chứng cứ và giải trình của đối tượng thanh tra chưa rõ, thành viên đoàn thanh tra kịp thời báo cáo trưởng đoàn để thẩm tra, xác minh.
Trước khi thực hiện thẩm tra, xác minh phải lập kế hoạch. Kết quả việc thẩm tra, xác minh được lập biên bản kèm theo đầy đủ tài liệu chứng minh.
2.5.4. Làm việc với cơ quan quản lý có liên quan:
Làm việc với cơ quan chủ quản về những sự việc liên quan đến chỉ đạo, quyết định của cấp trên.
Làm việc với các cơ quan ban hành chính sách, chế độ có liên quan đến những sự việc dự kiến kết luận mà chính sách, chế độ chưa quy định hoặc quy định chưa rõ.
Kết thúc làm việc phải lập biên bản, trường hợp không đến làm việc trực tiếp thì có yêu cầu bằng văn bản.
2.5.5. Làm việc với cán bộ, quần chúng có liên quan:
Trường hợp có nhiều cán bộ, quần chúng phản ánh sự việc liên quan đến nội dung thanh tra, trưởng đoàn thanh tra nghiên cứu, đề xuất, báo cáo người ra quyết định thanh tra có kế hoạch nghe ý kiến phản ánh của cán bộ, quần chúng trong phạm vi đơn vị được thanh tra; ý kiến của cán bộ, quần chúng được ghi chép đầy đủ.
2.6. Trưng cầu giám định
Đối với những vấn đề về chuyên môn, kỹ thuật của các ngành nghề liên quan đến kết luận tài chính nhưng đoàn thanh tra không đủ khả năng kết luận về chuyên môn, kỹ thuật đó thì trưởng đoàn thanh tra báo cáo người ra quyết định thanh tra quyết định trưng cầu giám định. Việc trưng cầu giám định thực hiện theo quy định của pháp luật.
2.7. Hoàn thiện số liệu, chứng cứ
Sau khi làm rõ nguyên nhân đúng, sai, tiến hành rà soát, hoàn thiện hồ sơ chứng lý, thu thập bổ sung tài liệu, chứng cứ và ký kết với đối tượng thanh tra các biên bản làm việc hoặc bản xác nhận số liệu còn thiếu.
2.8. Một số vấn đề cần chú ý khi tác nghiệp thanh tra tài chính trong ngành Tư pháp
Khi tiến hành thanh tra tài chính cần tập trung vào 02 khâu chính: nghiên cứu, kiểm tra, đối chiếu trên hồ sơ kế toán và xác minh tài chính. Trong một cuộc thanh tra tài chính, tuỳ thuộc vào hoàn cảnh, yêu cầu cụ thể mà có thể áp dụng hoặc chỉ nghiên cứu, kiểm tra, đối chiếu trên hồ sơ kế toán hoặc tiến hành cả hai 02 khâu trên.
a. Khâu thứ nhất: Nghiên cứu, kiểm tra, đối chiếu trên hồ sơ kế toán
a.1. Chứng từ, sổ sách kế toán
Theo quy định, mọi nghiệp vụ tài chính phát sinh đều được phản ánh trên chứng từ, sổ sách; mọi hoạt động tài chính phát sinh để ngoài sổ sách đều được coi là trái pháp luật. Kiểm tra chứng từ, sổ sách là hoạt động cơ bản trong cuộc thanh tra, nó chiếm phần lớn thời gian của đoàn thanh tra. Do vậy, đòi hỏi cán bộ thanh tra phải có thái độ làm việc nghiêm túc, cần mẫn, khách quan khi tiến hành thanh tra về tài chính.
* Báo cáo tài chính:
- Báo cáo tài chính được coi là bảng tổng hợp các số liệu kế toán theo các chỉ tiêu có sẵn, nó phản ánh tình hình nhận và sử dụng tài chính của đơn vị trong một giai đoạn nhất định( thường là theo tháng, quý, năm).
– Một số báo cáo tài chính cần có:
+ Bảng cân đối tài khoản;
+ Tổng hợp tình hình kinh phí và quyết toán kinh phí đã sử dụng;
+ Chi tiết kinh phí hoạt động đề nghị quyết toán
+ Bảng đối chiếu hạn mức kinh phí;
+ Báo cáo tình hình tăng, giảm tài sản cố định;
+ Thuyết minh báo cáo tài chính;
+Báo cáo kết quả hoạt động sự nghiệp có thu(nếu có).
– Yêu cầu về báo cáo tài chính: Số liệu phải rõ ràng, phản ánh đầy đủ, trung thực về tình hình nhận và sử dụng tài chính của cơ quan.
* Sổ sách, kế toán:
– Mỗi đơn vị chỉ được mở một hệ thống sổ sách kế toán chính thức và duy nhất. Sổ kế toán được ghi chép dựa trên những số liệu của chứng từ kế toán.
– Một số yêu cầu về sổ sách kế toán:
+Việc mở sổ phải ghi rõ tên sổ, tên đơn vị, ngày mở sổ, niên độ kế toán, họ tên người giữ sổ; ngày kết thúc ghi sổ hoặc ngày chuyển giao cho người khác; phải đánh số trang, đóng dấu giáp lai của đơn vị; phải có chữ ký của người có trách nhiệm theo quy định.
+Số liệu ghi trên sổ phải rõ ràng, liên tục, có hệ thống; không được ghi xen kẽ, chồng đè; không bỏ cách dòng; cuối trang phải gạch bỏ phần thừa.
+Khi hết trang sổ phải cộng dồn làm cơ sở chuyển sang trang tiếp theo.
+Hết kỳ kế toán (tháng, quý) và hết niên độ kế toán phải khoá sổ; người giữ sổ, người kiểm tra sổ và kế toán phải ký tên.
+Việc ghi chép trên sổ phải dùng mực tốt, không phai; không viết tắt, cấm tẩy xoá hay dùng chất hoá học để sửa chữa; khi ghi nhầm phải sửa đúng quy định.
+ Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và phân loại, hệ thống hoá theo nội dung kinh tế trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp là Nhật ký- Sổ cái và trong cùng một quy trình ghi chép.
+ Căn cứ để ghi vào Nhật ký- Sổ cái là các chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ cùng loại.
+ Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán đã được kiểm tra, xác định tài khoản ghi nợ, tài khoản ghi có để ghi vào Nhật ký- Sổ cái.
+ Chứng từ kế toán và bảng tổng hợp chứng từ kế toán sau khi được dùng để ghi Nhật ký- Sổ cái phải được ghi vào sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết có liên quan.
+ Cuối tháng, sau khi phản ánh toàn bộ chứng từ kế toán phát sinh trong tháng vào Nhật ký- Sổ cái và các sổ kế toán có liên quan, kế toán phải tiến hành công sổ.
+ Việc kiểm tra, đối chiếu các số liệu sau khi cộng Nhật ký – Sổ cái phải bảo đảm yêu cầu sau:
Tổng số phát sinh ở phần Nhật ký = Tổng số phát sinh nợ của tất cả các tài khoản= Tổng số phát sinh có của tất cả các tài khoản.
Tổng số dư nợ các tài khoản = Tổng số dư có các tài khoản
+ Các sổ, thẻ kế toán chi tiết cũng phải cộng số phát sinh nợ, số phát sinh có và tính ra số dư cuối tháng của từng đối tượng; căn cứ vào số liệu của từng đối tượng chi tiết lập bảng " tổng hợp chi tiết" cho từng tài khoản. Số liệu trên bảng tổng hợp chi tiết từng tài khoản được đối chiếu với số phát sinh nợ, số phát sinh có và số dư của tài khoản đó trên Nhật ký- Sổ cái.
+ Số liệu trên Nhật ký- Sổ cái, các sổ, thẻ kế toán chi tiết và bảng tổng hợp chi tiết sau khi kiểm tra, đối chiếu khớp đúng được sử dụng để lập bảng cân đối tài khoản và các báo cáo tài chính khác.
– Một số loại sổ, sách kế toán thường dùng trong ngành Tư pháp:
+ Sổ theo dõi nguồn kinh phí;
+ Sổ theo dõi hạn mức kinh phí;
+ Sổ theo dõi kinh phí ngoài hạn mức;
+ Sổ chi tiết các tài khoản;
+ Sổ theo dõi vốn đầu tư xây dựng cơ bản;
+ Sổ chi tiết các khoản thu;
+ Sổ theo dõi chi tiết các hoạt động;
+ Sổ theo dõi kinh phí cấp cho cấp dưới;
+ Sổ tổng hợp sử dụng kinh phí các đơn vị cấp dưới;
+ Nhật ký- sổ cái;
+ Sổ quỹ tiền mặt;
+ Sổ theo dõi tài sản cố định.
` * Chứng từ kế toán:
Khi kiểm tra về chứng từ kế toán, cần nắm được các yêu cầu của một chứng từ kế toán để làm cơ sở cho việc xác định được mức độ đúng sai của sự việc, như sau:
– Chứng từ kế toán là những chứng minh bằng giấy tờ về nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh và thực sự hoàn thành. Mọi số liệu ghi vào sổ kế toán bắt buộc phải được chứng minh bằng chứng từ kế toán hợp pháp và hợp lệ.
– Chứng từ kế toán được coi là hợp pháp là những chứng từ được lập theo đúng mẫu quy định của chế độ kế toán hành chính sự nghiệp. Việc ghi chép trên chứng từ phải theo đúng nội dung, bản chất, mức độ nghiệp vụ kinh tế phát sinh và được pháp luật cho phép, có đủ chữ ký của người chịu trách nhiệm và dấu của đơn vị.
– Chứng từ kế toán hợp lệ là chứng từ kế toán được ghi chép đầy đủ, kịp thời các yếu tố, các tiêu thức và theo đúng quy định về phương pháp lập của từng loại chứng từ.
– Các yếu tố của một chứng từ kế toán:
+ Tên gọi của chứng từ ( hoá đơn, phiếu thu, phiếu chi….)
+ Ngày, tháng, năm lập chứng từ.
+ Số hiệu chứng từ.
+ Tên gọi, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ.
+ Tên gọi, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ.
+ Nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh của chứng từ.
+ Các chỉ tiêu về lượng và giá trị.
+ Chữ ký và con dấu của người có liên quan.
+ Đối với những chứng từ có liên quan đến bán hàng, cung cấp dịch vụ thì đơn vị sử dụng phải theo đúng mẫu do Bộ tài chính phát hành.
– Yêu cầu chung của chứng từ kế toán:
+ Phải lập ngay thời điểm phát sinh nghiệp vụ tài chính
+ Đúng mẫu của Bộ tài chính
+ Đúng nội dung, bản chất của nghiệp vụ đó
+ Được pháp luật cho phép
+ Đủ chữ ký, dấu và địa chỉ rõ ràng
+ Phải là chứng từ gốc và chỉ lập 1 lần
+ Đảm bảo đầy đủ các yếu tố tiêu thức của chứng từ, như tên gọi; ngày, tháng, năm lập chứng từ; số hiệu,tên gọi, địa chỉ nơi lập; tên, địa chỉ đơn vị nơi nhận; nội dung nghiệp vụ tài chính phát sinh; số lượng, chất lượng, giá trị của hàng hoá, vật tư; chữ ký của các bên, kế toán, thủ trưởng, dấu.
+ Lập chứng từ phải theo đúng quy định: các yếu tố đầy đủ, rõ ràng, gạch bỏ phần trắng; trường hợp viết sai cần huỷ bỏ, không xé rời khỏi cuống.
– Một số yêu cầu cụ thể trong việc lập chứng từ kế toán như sau:
Thứ nhất : Đối với người trực tiếp chi tiền
+ Người chi tiền phải có hoá đơn hợp pháp để làm chứng từ khi thanh toán tiền.
+ Trường hợp số tiền chi trên 100.000đ một lượt trả tiền, khi thanh toán phải có hoá đơn theo đúng mẫu của Bộ Tài chính quy định tại Điều 6 và 8 Bản quy định về chế độ phát hành, quản lý, sử dụng hoá đơn bán hàng ban hành theo Quyết định số 885/1998/QĐ-BTC ngày 16 tháng 7 năm 1998 của Bộ trưởng Bộ tài chính.
+ Chứng từ chỉ được lập theo các hình thức sau:
* Đề nghị người bán hàng giao hoá đơn theo đúng mẫu hoá đơn của Bộ Tài chính cho người mua để làm chứng từ thanh toán với cơ quan. Trường hợp người bán không có hoá đơn theo quy định của Bộ Tài chính thì người bán và người mua làm giấy biên nhận, trong đó ghi rõ: địa chỉ người mua và người bán; số lượng hàng hoặc dịch vụ; đơn giá, số tiền đã trả; ngày, tháng năm mua hàng. Số liệu, chữ viết trên giấy biên nhận phải trung thực, đầy đủ, chính xác, không tẩy xoá, sửa chữa, rách hoặc nhàu nát hoặc phải lập phiếu kê mua hàng theo mẫu của Bộ Tài chính.
* Người chi tiền tự kê khai số tiền đã chi cho các sự việc cụ thể, ghi rõ địa chỉ, thời gian đã chi tiền, đề nghị thủ trưởng cơ quan cho thanh toán.
Thứ hai: Đối với Kế toán, Thủ quỹ và người duyệt chi
+ Kế toán có trách nhiệm kiểm tra, xem xét quá trình chi tiêu, bảo đảm chứng từ hợp pháp và hợp lệ; tập hợp các chứng từ chi để trình thủ trưởng đơn vị duyệt chi, Kế toán viết phiếu chi. Chứng từ chỉ được tập hợp theo thứ tự thời gian và được sắp xếp theo các Tiểu mục, Mục chi tương ứng của mục lục ngân sách nhà nước để thuận lợi cho việc tổng hợp quyết toán Quý và năm.
+ Căn cứ vào đề nghị của Kế toán , Thủ trưởng đơn vị ký duyệt trực tiếp vào tất cả chứng từ.
+ Thủ quỹ chỉ được xuất quỹ thanh toán khi chứng từ chi đã được Thủ trưởng đơn vị duyệt chi.
+ Trường hợp Kế toán phát hiện chứng từ chi sai nguyên tắc và chế độ tài chính kế toán, thì phải báo cáo ngay Thủ trưởng đơn vị biết để giải quyết.
Cán bộ kế toán được đảm bảo độc lập về chuyên môn nghiệp vụ và phải theo sự chỉ đạo, hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của cơ quan tài chính cấp trên.
+ Trường hợp thủ trưởng ra lệnh chi một việc nào đó mà pháp luật nghiêm cấm ( giả mạo chứng từ, chi khống….), thì Kế toán có quyền từ chối không chấp nhận, đồng thời phải báo cáo bằng văn bản cho cơ quan tài chính cấp trên để có biện pháp xử lý .Kế toán nào không thực hiện đúng những quy định trên phải chịu trách nhiệm như người ra lệnh chi.
Thứ ba: Đối với việc tạm ứng kinh phí
+ Mọi khoản tạm ứng kinh phí bất kể từ nguồn nào đều phải phản ánh đầy đủ trên sổ sách kế toán.
+ Người nhận tiền tạm ứng sau khi hoàn thành nhiệm vụ, phải tiến hành thanh quyết toán với đơn vị số tiền đã tạm ứng.
+ Tiền xin tạm ứng phải được sử dụng đúng mục đích. Sau khi hoàn thành công việc, người nhận tạm ứng phải lập bảng thanh toán tạm ứng đính kèm chứng từ gốc để thanh toán ngay.
+ Số tiền tạm ứng chi không hết phải nộp trả lại quỹ, trường hợp Thủ trưởng đơn vị đã nhắc nhở mà không thanh toán kịp thời, kế toán có quyền trừ vào lương hàng tháng.
+ Phải thanh toán dứt điểm tạm ứng kỳ trước mới cho tạm ứng kỳ sau.
+ Kế toán phải mở sổ chi tiết theo dõi từng người tạm ứng, từng lần tạm ứng và thanh toán tạm ứng.
+ Giấy đề nghị tạm ứng, phiếu chi tiền mặt, giấy thanh toán tạm ứng phải theo đúng mẫu quy định.
+ Có hoá đơn mua hàng đối với từng trường hợp mua bán.
+ Phải có giấy đi đường: là căn cứ xác nhận của cơ quan quản lý cử cán bộ, công nhân viên đi công tác và là căn cứ để cán bộ, công nhân viên làm thủ tục cần thiết khi đến nơi công tác và thanh toán công tác phí , tàu xe khi về cơ quan.
Thứ tư: Yêu cầu về lương và các khoản phải nộp theo lương
+ Tiền lương là số tiền mà cán bộ, công nhân viên chức được hưởng từ kết quả lao động của mình, do đó các chứng từ về lĩnh lương, cấp phát phải rõ ràng đối với từng người. Khi phát lương, Thủ quỹ phải yêu cầu mỗi cá nhân ký vào phần danh sách lương mà mình được hưởng.
+ Các khoản phải nộp theo lương trong đơn vị hành chính và đơn vị sự nghiệp gồm:
* 20% bảo hiểm xã hội tính trên tổng quỹ lương, trong đó 15% do ngân sách nhà nước cấp, 5% do người lao động đóng góp;
* 3% bảo hiểm y tế tính trên tổng quỹ lương, trong đó 2% do ngân sách nhà nước cấp và 1% do người lao động đóng góp;
* 3% kinh phí công đoàn trên tổng quỹ lương, trong đó 2% do ngân sách nhà nước cấp, 1% do người lao động đóng góp.
+ Theo quy định tại Thông tư số 103/TT/LB ngày 02 tháng 12 năm 1994 và Thông tư số 76/1999/TT-LT/TC-TLĐ ngày 16 tháng 6 năm 1999 của liên Bộ Tài chính và Tổng liên đoàn lao động Việt Nam hướng dẫn việc trích nộp kinh phí công đoàn thì hàng năm Bộ tài chính khấu trừ trực tiếp 2% kinh phí công đoàn theo quỹ lương thực tế của ngành Tư pháp để chuyển cho Tổng liên đoàn lao động Việt nam. Vì vậy, các đơn vị liên hệ với công đoàn cấp trên trực tiếp để nhận lại 1% số kinh phí công đoàn để chi hoạt động cho công đoàn cơ sở.
+ Việc trích và thanh toán các khoản bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế của các đơn vị phải tuân theo các quy định của Nhà nước. Phiếu thu về đóng bảo hiểm xã hội và bảo hiểm y tế, các phiếu ốm, thai sản hưởng bảo hiểm xã hội là chứng từ gốc thu, chi về bảo hiểm xã hội theo mẫu quy định.
– Các loại chứng từ kế toán gồm có:
+ Hoá đơn bán hàng, lệnh chi, uỷ nhiệm chi, uỷ nhiệm thu, giấy báo nợ, giấy báo có, bảng kê nộp séc, giấy báo hạn mức kinh phí, giấy phân phối hạn mức kinh phí, giấy nộp trả kinh phí, biên bản giao nhận tài sản, biên bản thanh lý tài sản, biên bản đánh giá lại tài sản, giấy rút hạn mức kinh phí kiêm lĩnh tiền mặt, giấy rút hạn mức kinh phí bằng chuyển khoản, quyết định trợ cấp khó khăn, thông báo duyệt y quyết toán, giấy đi đường, lệnh điều xe, giấy báo làm việc ngoài giờ, phiếu xuất kho, phiếu kê mua hàng, phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tạm ứng, biên lai thu tiền, văn bản giao dịch, hợp đồng mua bán.
+ Kiểm tra chứng từ kế toánlà sự xem xét đơn lẻ từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh, đã được phản ánh vào chứng từ kế toán. Khi kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ, hoá đơn phải xem xét trên mọi phương diện từ hình thức đến nội dung.
a.2. Phương pháp kiểm tra, đối chiếu hồ sơ kế toán
Để việc thanh tra đạt kết quả tốt chúng ta cần có phương pháp kiểm tra hợp lý. Tuỳ thuộc vào mục đích, yêu cầu của việc kiểm thanh tra và đối với từng loại hồ sơ, tài liệu khác nhau mà ta áp dụng những phương pháp khác nhau cho thích hợp. Sau đây là các phương pháp thông thường nhất để đạt hiệu quả:
– Kiểm tra từ tổng hợp đến chi tiết.
– Phương pháp thẩm tra qua các chứng từ gốc với số liệu kế toán và xác nhận.
– Phương pháp so sánh đối chiếu giữa các số liệu:
+ So sánh giữa các nội dung tài chính có liên quan trong các báo cáo tài chính khác nhau.
+ Đối chiếu báo cáo tài chính với sổ sách kế toán
+ Đối chiếu sổ tổng hợp và sổ chi tiết
+ Đối chiếu sổ sách với chứng từ
+ Đối chiếu giữa các chứng từ có liên quan với nhau
+ Đối chiếu nội dung chứng từ với chính sách chế độ
+ Đối chiếu các số liệu báo cáo năm với báo cáo quý, báo cáo năm trước.
+ Kiểm tra từ hình thức đến nội dung
a.3. Nội dung kiểm tra, đối chiếu hồ sơ kế toán
– Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ, sổ sách: Để kiểm tra nội dung này chúng ta đối chiếu với các yêu cầu của mỗi loại chứng từ, mỗi loại sổ sách và báo cáo tài chính xem chúng đã đáp ứng được các yêu cầu theo quy định của pháp luật không. Chẳng hạn xem xét chứng từ có lập theo đúng mẫu không? có đúng là chứng từ gốc không? Có các yếu tố giả mạo như mạo chữ ký, địa điểm bán hàng không….?
– Kiểm tra tính trung thực của tài liệu kế toán:
+Bằng việc so sánh số liệu của báo cáo tài chính với sổ sách chứng từ, ta có thể rút ra xem việc lập báo cáo tài chính, sổ sách có trung thực không? có căn cứ đúng với các nghiệp vụ kinh tế phát sinh không?
+Bằng việc xem xét sự ghi chép trên chứng từ và sổ sách với các nguồn thông tin khác có sẵn ta có thể xác định việc lập chứng từ có đúng không.
– Kiểm tra việc chấp hành chế độ, chính sách hiện hành ta có thể xác định việc nhận và chi tiêu của đơn vị có đúng chế độ chính sách không.
– Kiểm tra tính lôgích của số liệu kế toán:
Bằng việc kiểm tra tính khớp đúng của tài liệu hiện có.
Ví dụ:
+ Sự khớp đúng trên bảng tổng kết tài sản :
Tổng số tài sản nợ = tổng số tài sản có;
+ Các chỉ tiêu tổng hợp = tổng cộng các chỉ tiêu chi tiết thể hiện trên sổ sách, chứng từ.
+ Tổng thanh toán = tổng các chứng từ có liên quan.
– Kiểm tra việc chấp hành dự toán của đơn vị : Bằng việc đối chiếu giữa dự toán được duyệt sử dụng trong kỳ với quyết toán, ta có thể xác định việc chấp hành các mục chi của đơn vị có đúng không.
– Kiểm tra việc sử dụng quỹ của đơn vị: Dựa trên các khoản thu của đơn vị, đối chiếu với sổ quỹ và chứng từ có liên quan để xác định việc sử dụng có đúng không, quỹ có bị thừa hay thiếu không.
b. Khâu thứ hai: xác minh tài chính
b.1. Mục đích, yêu cầu của việc xác minh
– Vấn đề sử dụng tài chính luôn có liên quan chặt chẽ đến các mặt của đời sống kinh tế xã hội, do đó kiểm tra tài chính cũng cần phải xác minh tận nơi phát sinh nghiệp vụ đó để xác định tính đúng đắn của chứng từ được thể hiện; từ đó làm sáng tỏ sự việc cần làm rõ.
– Xác minh thực tế là một công việc thường gặp nhiều khó khăn, phức tạp và tốn kém trong thanh tra tài chính vì hoạt động xác minh phụ thuộc nhiều vào yếu tố khách quan.
Do đó khi quyết định xác minh tài chính, Thanh tra viên cần cân nhắc các yếu tố sau:
- Giá trị của nghiệp vụ tài chính đã phát sinh.
- Có khả năng xác minh: Phương tiện, điều kiện khách quan, năng lực cán bộ, thời gian, địa điểm cho phép.
- Có dấu hiệu khả nghi về gian lận trong hoạt động tài chính.
b.2. Phương pháp xác minh
– Xác minh tài chính là việc chứng minh một sự việc sai trái của những người đã tham gia hoạt động tài chính. Do đó, nếu xét thấy cần thì có thể tiến hành bất ngờ, bí mật để tránh việc đối tượng gây khó khăn cho việc xác minh.
– Xác minh tài chính cần có sự chuẩn bị kỹ lưỡng như về trang thiết bị, phương tiện cần thiết và con người có khả năng để có thể đạt được hiệu quả công việc.
– Việc xác minh cũng cần phải tính đến địa điểm, thời gian chính xác để tránh lãng phí, không có hiệu quả.
– Khi tiến hành xác minh đối tượng, cán bộ xác minh cần phải lập biên bản cụ thể về sự việc đã xác minh để làm căn cứ; trong trường hợp cần thiết có thể tạm giữ đồ vật, giấy tờ, tài liệu.
b.3. Nội dung xác minh
– Xác minh nguồn gốc tài liệu chứng từ kế toán.
– Xác minh các số liệu về kế toán.
– Xác minh nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
c. Một số sai phạm thường có trong hoạt động tài chính
– Báo cáo tài chính không trung thực, như: Thu chi một đường, báo cáo một nẻo.
– Giả mạo hoá đơn chứng từ trong thanh quyết toán.
– Lập dự toán không sát với thực tế sử dụng ngân sách của đơn vị, dẫn đến tình trạng có khoản mục không sử dụng hoặc không sử dụng hết, có khoản mục chi vượt dự toán.
– Không lập dự toán bổ sung cho các khoản phát sinh, tự tiện chuyển các khoản mục chi mà không được cấp trên cho phép.
– Chi không đúng dự toán được duyệt.
– Lẩn khoản
– Để tiền ngoài sổ sách để trục lợi.
– Khai khống khối lượng hay giá trị hàng hoá để hưởng chênh lệch.
– Hoá đơn, chứng từ không hợp pháp, không hợp lệ theo quy định.
– Chi không đúng chế độ.
– Rút tiền khỏi quỹ để sử dụng vào mục đích khác mà không có lệnh chi của thủ trưởng đơn vị.
– Không có hoá đơn, chứng từ để chứng minh nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh.
– Hoá đơn, chứng từ không có đủ chữ ký và dấu của người có trách nhiệm.
– Cộng, trừ, nhân, chia sai số học.
– Chi khống.
– Làm hoá đơn, chứng từ giả trong thanh toán./.
3. Bàn giao hồ sơ, tài liệu
Ngay sau khi kết thúc công việc, người được giao nhiệm vụ có trách nhiệm:
– Bàn giao các biên bản làm việc, bản xác nhận số liệu và toàn bộ chứng cứ thu thập được cho trưởng đoàn thanh tra; tài liệu được lập thành danh mục, đánh số thứ tự.
Lập báo cáo tóm tắt sự việc, đề xuất kết luận và kiến nghị xử lý, nêu rõ căn cứ của đề xuất.
– Giao trả hồ sơ tài liệu không cần giữ cho đối tượng thanh tra; việc giao trả được lập thành biên bản (theo mẫu số 3 kèm theo).
4. Lập biên bản làm việc
Trưởng đoàn thanh tra lập biên bản làm việc với thủ trưởng cơ quan, tổ chức có tên trong quyết định thanh tra. Biên bản làm việc nêu rõ kết quả từng nội dung thanh tra; nguyên nhân, chứng cứ để kết luận.
Bốn điều cần chú ý khi lập biên bản làm việc:
+ Biên bản phải chính xác, cụ thể trung thực.
+ Người lập biên bản không được trình bày vấn đề, nhận xét, đánh giá, kết luận theo chủ quan của mình trong quá trình thanh tra.
+ Biên bản phải được phản ánh có trọng tâm, trọng điểm.
+ Biên bản phải đảm bảo đầy đủ các thủ tục pháp lý.
+ Khi lập biên bản làm việc cần tránh lối ghi cẩu thả, ghi miên man, dài dòng, chữ viết phải rõ ràng, dễ đọc, không tẩy xoá, phải dùng từ phổ thông, dễ hiểu, trong sáng, rõ nghĩa. Nếu có từ ngữ nước ngoài phải ghi theo phiên âm tiếng Việt và giải thích rõ nghĩa.
5. Gia hạn thanh tra
Trường hợp cần thiết phải tăng thêm thời hạn thanh tra, trưởng đoàn thanh tra báo cáo người ra quyết định thanh tra quyết định gia hạn và chỉ tiến hành khi quyết định được ban hành.
6. Thực hiện chế độ thông tin, báo cáo trong quá trình thanh tra
6.1. Báo cáo của thành viên đoàn thanh tra
Trong quá trình thanh tra, các thành viên, tổ trưởng, nhóm trưởng (nếu có) có trách nhiệm thường xuyên báo cáo trưởng đoàn về tình hình, kết quả công việc được phân công và những vấn đề cần xin ý kiến chỉ đạo.
6.2. Báo cáo của Trưởng đoàn thanh tra
– Định kỳ hằng tuần, trưởng đoàn thanh tra có trách nhiệm báo cáo tình hình, kết quả thanh tra cho thủ trưởng cơ quan thanh tra và người ra quyết định thanh tra. Báo cáo những thuận lợi, khó khăn, những nơi đã và đang làm việc, nội dung thanh tra, kết quả thanh tra, những vấn đề cần phải xin ý kiến chỉ đạo và kế hoạch tuần tiếp theo.
– Trường hợp phát sinh những vấn đề khó khăn, vướng mắc vượt khả năng và thẩm quyền của trưởng đoàn thì trưởng đoàn có trách nhiệm báo cáo kịp thời người ra quyết định và thủ trưởng cơ quan thanh tra cùng cấp xin ý kiến chỉ đạo.
III. KẾT THÚC THANH TRA
1. Thực hiện thời hạn thanh tra
Trưởng đoàn thanh tra tổ chức thanh tra đảm bảo kết thúc thanh tra tại đơn vị theo đúng thời hạn quy định trong quyết định thanh tra và quyết định gia hạn (nếu có).
2. Báo cáo kết quả thanh tra và dự thảo kết luận thanh tra
Chậm nhất mười lăm ngày kể từ ngày kết thúc thanh tra tại đơn vị, trưởng đoàn thanh tra phải có báo cáo kết quả thanh tra và dự thảo kết luận thanh tra gửi người ra quyết định thanh tra.
Trong quá trình lập báo cáo và dự thảo kết luận thanh tra, nếu có những vấn đề còn vướng mắc về xử lý, trưởng đoàn chủ động trao đổi, tham khảo ý kiến của các cơ quan có liên quan để đảm bảo cho việc kết luận được chính xác, khách quan.
Báo cáo kết quả thanh tra (do trưởng đoàn ký) phản ánh đầy đủ kết quả những nội dung công việc đã thanh tra; những nội dung chưa tiến hành hoặc tiến hành ngoài quyết định và kế hoạch thanh tra được duyệt, nguyên nhân; những ý kiến rinh hành K Tluận, xử lý thì Tkhông thống nhất của đối tượng thanh tra; những đề xuất về chính sách, chế độ và quản lý. Mỗi nội dung kết luận phải nêu rõ sự việc, căn cứ đúng, sai, nguyên nhân, trách nhiệm, hình thức xử lý, thời hạn chấp hành.
Dự thảo kết luận thanh tra chỉ phản ánh nội dung kết luận và kiến nghị xử lý. Mỗi nội dung kết luận phải nêu rõ sự việc, căn cứ đúng, sai, nguyên nhân, trách nhiệm, hình thức xử lý, thời hạn chấp hành.
Báo cáo kết quả thanh tra và dự thảo kết luận thanh tra trình người ra kết luận thanh tra phải có đầy đủ ý kiến tham gia bằng văn bản của các thành viên trong đoàn thanh tra. Ý kiến tham gia phải khẳng định có đồng ý hay không đồng ý với báo cáo, dự thảo kết luận của trưởng đoàn về nội dung công việc của bản thân mình trực tiếp làm và các nội dung do người khác thực hiện; trường hợp không đồng ý thì phải nêu rõ nguyên nhân, chứng lý.
3. Kết luận và lưu hành kết luận thanh tra
Chậm nhất mười lăm ngày kể từ ngày nhận được báo cáo kết quả thanh tra, người ra quyết định thanh tra xem xét nội dung báo cáo và ra kết luận thanh tra.
Trước khi trình người ra kết luận, bộ phận hoặc người được giao nhiệm vụ tiến hành rà soát dự thảo kết luận, tham mưu giúp người ra kết luận quyết định.
Trong quá trình ra kết luận thanh tra, người ra quyết định thanh tra yêu cầu trưởng đoàn thanh tra, thành viên đoàn thanh tra hoặc đối tượng thanh tra giải trình để làm rõ thêm những vấn đề mà báo cáo của trưởng đoàn chưa rõ. Trường hợp cần thiết, người ra quyết định thanh tra yêu cầu tiến hành thanh tra bổ sung để có đủ căn cứ kết luận.
Trước khi ra kết luận người kết luận thanh tra có thể tổ chức làm việc với đối tượng thanh tra về dự thảo kết luận thanh tra hoặc gửi dự thảo kết luận thanh tra yêu cầu đối tượng thanh tra trả lời bằng văn bản, nêu rõ những nội dung chưa thống nhất, nguyên nhân và chứng cứ.
Khi có kết luận chính thức, người ra kết luận thanh tra tổ chức công bố hoặc gửi kết luận thanh tra cho đối tượng thanh tra.
Người ra kết luận thanh tra có thể uỷ quyền tổ chức làm việc với đối tượng thanh tra về dự thảo kết luận thanh tra hoặc công bố kết luận thanh tra.
Kết thúc làm việc về dự thảo kết luận hoặc công bố kết luận thanh tra phải lập biên bản ghi ý kiến hai bên.
Việc gửi kết luận thanh tra thực hiện theo quy định tại Điều 43 Luật Thanh tra và Điều 35 Nghị định số 41/2005/NĐ-CP ngày 25/3/2005 của Chính phủ. Đối với cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan đến việc xử lý sau thanh tra hoặc có trách nhiệm thực hiện kết luận thanh tra, thấy không cần thiết gửi toàn bộ kết luận thì trích nội dung kết luận có liên quan hoặc có văn bản đối với từng sự việc gửi tới cơ quan, tổ chức, cá nhân đó.
4. Bàn giao, lưu trữ hồ sơ thanh tra
Sau khi lưu hành kết luận thanh tra, trong thời hạn hai ngày làm việc, trưởng đoàn có trách nhiệm bàn giao hồ sơ cuộc thanh tra cho những bộ phận, người được giao nhiệm vụ theo quy chế của cơ quan và theo Quyết định số 2278/2007/QĐ-TTCP ngày 24/10/2007 của Tổng Thanh tra v/v ban hành Quy chế lập, quản lý hồ sơ thanh tra, hồ sơ giải quyết khiếu nại, hồ sơ giải quyết tố cáo.Việc bàn giao hồ sơ, tài liệu phải được lập thành biên bản, lưu cùng hồ sơ cuộc thanh tra.
5. Họp rút kinh nghiệm đoàn thanh tra
Trưởng đoàn có trách nhiệm triệu tập các thành viên trong đoàn họp rút kinh nghiệm, đánh giá những ưu, nhược điểm trong quá trình điều hành, quá trình thanh tra của từng người, rút ra những bài học kinh nghiệm, kiến nghị khen thưởng người làm tốt và xử lý những cán bộ có sai phạm.
Cuộc họp rút kinh nghiệm được thực hiện ngay sau khi lưu hành kết luận thanh tra và lập thành biên bản lưu hồ sơ thanh tra./.
Trên đây là quy trình thực hiện một cuộc thanh tra tài chính đã được áp dụng tại Thanh tra Bộ Tư pháp, chúng tôi xin trình bày để các cán bộ làm công tác thanh tra, đặc biệt là thanh tra trong ngành Tư pháp và các độc giả cùng tham khảo. Chúng tôi rất mong tiếp nhận được sự đóng góp ý kiến xây dựng nghiệp vụ cho Ngành, chia sẻ thông tin, kiến thức hoặc hỏi đáp, thắc mắc về nghiệp vụ thanh tra theo địa chỉ của tác giả: Hoàng Quốc Hùng – Thanh tra Bộ Tư pháp, Tel: 8231127 & 0913001513 & Email: Hunghq@moj.gov.vn.
