Thủ tục và quy trình làm giấy ủy quyền thay giám đốc

Vào cuối tháng 09/2012 Giám đốc của công ty chúng tôi sang Úc để sinh em bé trong vòng 04 tháng. Trong thời gian này chúng tôi muốn làm ủy quyền cho một nhân viên của công ty thay mặt giám đốc ký kết tất cả các giấy tờ liên quan trong công ty. Người nhận ủy quyền này là một quản lý khối văn phòng và quản lý phát triển kinh doanh của công ty. Vậy tôi muốn hỏi thủ tục và quy trình làm giấy ủy quyền này gồm những gì? Và công ty chúng tôi có cần thông báo hoặc xin phép cơ quan nhà nước nào không? Nếu cần nộp thì nộp những giấy tờ gì? Mong nhận được sự tư vấn sớm từ quý công ty. Trân trọng!

Gửi bởi: Nguyễn Thị Lý

Trả lời có tính chất tham khảo

Bạn thân mến, câu hỏi của bạn tôi xin được trả lời như sau:

Bạn hỏi về vấn đề uỷ quyền trong doanh nghiệp, để bạn nắm rõ vấn đề, chúng tôi xin được nêu các quy định của pháp luật về vấn đề uỷ quyền như sau:

Hợp đồng ủy quyền là một dạng của hợp đồng dân sự, là văn bản pháp lý ghi nhận việc một bên (bên ủy quyền) giao cho một bên khác (bên nhận ủy quyền) thực hiện một hoặc một số công việc nào đó. Quy định về hợp đồng ủy quyền được ghi nhận trong Bộ luật Dân sự.

Theo Bộ luật Dân sự, Hợp đồng uỷ quyền là sự thoả thuận giữa các bên, theo đó bên được uỷ quyền có nghĩa vụ thực hiện công việc nhân danh bên uỷ quyền, còn bên uỷ quyền chỉ phải trả thù lao, nếu có thoả thuận hoặc pháp luật có quy định.

Một số quy định cơ bản

Về hình thức: Hợp đồng ủy quyền phải được lập thành văn bản và được công chứng, chứng thực thì mới có giá trị pháp lý. Trong một tổ chức/doanh nghiệp, việc ủy quyền có thể thực hiện mà không cần công chứng, chứng thực. Chẳng hạn giám đốc công ty có thể ủy quyền cho một nhân viên thay mặt mình tham dự một phiên tòa (mà công ty tham gia với tư cách là một đương sự, chẳng hạn như là nguyên đơn trong một vụ án đòi nợ). Khi đó, chỉ cần lập Giấy ủy quyền và đóng dấu công ty là được.

Về nội dung: nội dung ủy quyền phải bảo đảm nguyên tắc không được ủy quyền những công việc trái pháp luật. Ví dụ: không thể ủy quyền cho một người thay mặt mình đi mua bán hàng lậu với một đối tác khác.

Về thời hạn uỷ quyền: Thời hạn uỷ quyền do các bên thoả thuận hoặc do pháp luật quy định; nếu không có thoả thuận và pháp luật không có quy định thì hợp đồng uỷ quyền có hiệu lực 1 năm, kể từ ngày xác lập việc uỷ quyền.

Việc uỷ quyền lại: Bên được uỷ quyền chỉ được uỷ quyền lại cho người thứ ba, nếu được bên uỷ quyền đồng ý hoặc pháp luật có quy định. Hình thức hợp đồng uỷ quyền lại cũng phải phù hợp với hình thức hợp đồng uỷ quyền ban đầu. Việc uỷ quyền lại không được vượt quá phạm vi uỷ quyền ban đầu.

Ví dụ: Ông A ủy quyền cho ông B (bằng hình thức dịch vụ có trả tiền) thay mặt mình làm giấy tờ nhà đất. Sau đó, ông B vì lý do riêng muốn ủy quyền lại cho ông C thực hiện những công việc mà mình nhận ủy quyền. Trường hợp này phải được sự đồng ý (bằng văn bản) của ông A.

Ủy quyền của người đại diện theo pháp luật trong doanh nghiệp

Theo Điều 16 của Nghị định 102/2010/NĐ-CP, pháp luật quy định về người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp như sau:

1. Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp phải cư trú ở Việt Nam; trường hợp vắng mặt ở Việt Nam trên 30 ngày thì phải ủy quyền bằng văn bản cho người khác để thực hiện quyền và nhiệm vụ của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.

2. Trường hợp hết thời hạn ủy quyền mà người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp chưa trở lại Việt Nam và không có ủy quyền khác thì thực hiện theo quy định sau đây:

a) Người được ủy quyền vẫn tiếp tục thực hiện các quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp tư nhân trong phạm vi đã được ủy quyền cho đến khi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp trở lại làm việc tại doanh nghiệp

b) Người được ủy quyền vẫn tiếp tục thực hiện các quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật của công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty cổ phần, công ty hợp danh trong phạm vi đã được ủy quyền cho đến khi người đại diện theo pháp luật của công ty trở lại làm việc tại công ty hoặc cho đến khi Hội đồng thành viên, chủ sở hữu công ty, Hội đồng quản trị, Hội đồng thành viên công ty hợp danh quyết định cử người khác làm người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.

3. Trường hợp vắng mặt tại Việt Nam quá 30 ngày mà không ủy quyền cho người khác thực hiện các quyền và nhiệm vụ của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp thì Hội đồng thành viên, chủ sở hữu công ty, Hội đồng quản trị, Hội đồng thành viên công ty hợp danh cử người khác làm đại diện theo pháp luật của công ty.

Như vậy, Giám đốc công ty bạn có thể làm giấy uỷ quyền, hoặc hợp đồng uỷ quyền cho nhân viên nào mà Giám đốc công ty bạn lựa chọn, ghi rõ thông tin cá nhân của bên uỷ quyền, bên nhận uỷ quyền, trong nội dung uỷ quyền cần ghi rõ phạm vi uỷ quyền, thời hạn uỷ quyền có chữ ký của hai bên (Giám đốc công ty bạn và người được uỷ quyền), sau đó đóng dấu công ty là được, không cần phải công chứng, chứng thực tại cơ quan nhà nước, do đây là việc uỷ quyền trong nội bộ doanh nghiệp.

Các văn bản liên quan:

Bộ luật 33/2005/QH11 Dân sự

Luật 60/2005/QH11 Doanh nghiệp

Trả lời bởi: Chuyên viên pháp lý – Cục Trợ giúp pháp lý