Ở Việt Nam, hoạt động chứng thực do cơ quan hành chính nhà nước thực hiện, nhằm xác nhận tính hợp pháp, xác thực của hợp đồng, giao dịch; tính xác thực của bản sao từ bản chính, của chữ ký cá nhân trong các giấy tờ, văn bản. Hoạt động chứng thực là một dịch vụ hành chính công. Thông qua hoạt động chứng thực, Nhà nước cung cấp dịch vụ đảm bảo sự an toàn pháp lý cho các hợp đồng, giao dịch; tạo độ tin cậy pháp lý cho các giấy tờ, văn bản phục vụ cho việc thực hiện các quyền, lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

Thực hiện chủ trương tách bạch công tác công chứng và chứng thực theo Nghị quyết số 49-NQ/TW ngày 02/6/2005 của Bộ Chính trị về chiến lược cải cách tư pháp, ngày 29/11/2006, Quốc hội đã thông qua Luật Công chứng và ngày 18/5/2007, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 79/2007/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký. Từ thời điểm này, cơ sở pháp lý của hai hoạt động công chứng và chứng thực đã có sự tách bạch rõ ràng. Hoạt động công chứng được thực hiện theo quy định của Luật Công chứng và các văn bản hướng dẫn thi hành, còn hoạt động chứng thực được thực hiện theo quy định của Nghị định số 75/2000/NĐ-CP ngày 8/12/2000 của Chính phủ về công chứng, chứng thực và Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18/5/2007 về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và các văn bản hướng dẫn thi hành.

Đến nay, sau 13 năm thi hành Nghị định số 75/2000/NĐ-CP và 6 năm thi hành Nghị định số 79/2007/NĐ-CP, hoạt động chứng thực đã đi vào nề nếp và có những đóng góp tích cực trong việc đáp ứng yêu cầu chứng thực của cơ quan, tổ chức, cá nhân, góp phần phòng ngừa tranh chấp, vi phạm pháp luật, thúc đẩy sự phát triển của các giao dịch dân sự, kinh tế, thương mại… Tuy nhiên, bên cạnh những mặt tích cực, hệ thống quy phạm pháp luật về chứng thực còn bộc lộ nhiều bất cập, chưa góp phần cải cách hành chính, gây khó khăn, phiền hà cho cơ quan, tổ chức, cá nhân. Điều này thể hiện cụ thể trên một số mặt như sau:

1. Cơ sở pháp lý của hoạt động chứng thực còn tản mạn, chắp vá, chưa thống nhất, đồng bộ

Hiện nay, việc chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký được thực hiện theo quy định của Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18/5/2007, Nghị định số 04/2012/NĐ-CP ngày 20/1/2012 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung Điều 5 của Nghị định số 79/2007/NĐ-CP, Nghị định số 06/2012/NĐ-CP ngày 2/2/2012 sửa đổi, bổ sung một số điều của các Nghị định về hộ tịch, hôn nhân gia đình và chứng thực; còn việc chứng thực hợp đồng, giao dịch vẫn được thực hiện theo quy định tại Nghị định số 75/2000/NĐ-CP (Nghị định đã hết phần hiệu lực liên quan đến hoạt động công chứng và chứng thực bản sao, chữ ký). Theo thống kê, hiện nay có tới 4 nghị định và 7 thông tư cùng điều chỉnh hoạt động chứng thực.

Tuy việc chứng thực hợp đồng, giao dịch vẫn được thực hiện theo quy định của Nghị định số 75/2000/NĐ-CP, nhưng cùng với sự ra đời của hàng loạt các văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến hoạt động chứng thực như Luật Đất đai năm 2003, Bộ luật Dân sự năm 2005, Luật Nhà ở năm 2005…, một số quy định về chứng thực hợp đồng, giao dịch của Nghị định số 75/2000/NĐ-CP đã lạc hậu, không còn phù hợp với tình hình thực tế. Điều này tạo ra tình trạng mâu thuẫn, chồng chéo trong cơ sở pháp lý của hoạt động chứng thực, gây khó khăn cho việc áp dụng pháp luật về chứng thực. Vì vậy, việc sớm xây dựng Luật Chứng thực để tạo cơ sở pháp lý thống nhất, đồng bộ cho hoạt động chứng thực là hết sức cần thiết.

2. Một số quy định về thẩm quyền, thủ tục chứng thực các việc cụ thể còn chưa phù hợp

– Về chứng thực bản sao:

Theo quy định của Nghị định số 04/2012/NĐ-CP, Phòng Tư pháp có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt, tiếng nước ngoài và song ngữ, còn Ủy ban nhân dân cấp xã chỉ có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ, văn bản bằng tiếng Việt. Quy định này đã gây ra tình trạng quá tải tại các Phòng Tư pháp, bởi hiện nay, rất nhiều giấy tờ, văn bảnđược cấp dưới dạng song ngữ. Để giải quyết vấn đề này, việc phân định lại thẩm quyền chứng thực giữa Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp xã một cách hợp lý là rất cần thiết.

Hiện nay, quy định về chứng thực bản sao trong một số trường hợp còn chưa rõ ràng, dẫn đến tùy tiện khi áp dụng, cụ thể như: Đối với việc chứng thực bản sao từ bản chính đã hết hiệu lực pháp luật, chứng thực bản sao từ “phó bản”… do pháp luật chưa có quy định cụ thể có được chứng thực bản sao từ các giấy tờ thuộc trường hợp này hay không, do đó đã gây ra tình trạng không thống nhất khi áp dụng (có cơ quan vẫn tiếp nhận chứng thực bản sao từ những “bản chính” này, có cơ quan lại từ chối). Bên cạnh đó, đối với bản chính do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp có cần phải hợp pháp hóa lãnh sự trước khi chứng thực bản sao từ bản chính hay không; bản chính giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài có cần phải dịch sang tiếng Việt trước khi thực hiện chứng thực bản sao hay không, hiện nay cũng chưa có quy định cụ thể.

Đặc biệt, tình trạng lạm dụng bản sao có chứng thực đang ngày càng trở nên phổ biến, gây phiền hà cho người dân, lãng phí cho xã hội. Kết quả thống kê số liệu chứng thực từ năm 2007 đến 31/3/2013 cho thấy, Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp xã trên toàn quốc đã chứng thực trên 395 triệu bản sao! Con số này cho thấy tình trạng lạm dụng bản sao có chứng thực đã trở nên đáng báo động. Mặc dù tại khoản 2 Điều 6 của Nghị định số 79/2007/NĐ-CP đã quy định cơ quan, tổ chức tiếp nhận bản sao không có chứng thực có quyền yêu cầu đương sự xuất trình bản chính để đối chiếu, song quy định này không phát huy được hiệu quả trên thực tế, do các cơ quan, tổ chức tiếp nhận hồ sơ không tự nguyện áp dụng quy định này. Do đó, cần có quy định chặt chẽ, cụ thể hơn về việc cơ quan, tổ chức tiếp nhận hồ sơ phải tự tổ chức đối chiếu bản sao với bản chính, không được yêu cầu nộp bản sao có chứng thực (trừ trường hợp bản sao được gửi qua hệ thống bưu chính) để khắc phục tình trạng này.

– Về chứng thực chữ ký:

Hiện nay, Nghị định số 79/2007/NĐ-CP chưa có quy định cụ thể về những trường hợp không được chứng thực chữ ký, nên tình trạng lợi dụng chứng thực chữ ký để hợp pháp hóa hợp đồng, giao dịch còn diễn ra phổ biến (tức là những việc về bản chất là hợp đồng, giao dịch, phải được chứng thực theo trình tự, thủ tục chứng thực hợp đồng, giao dịch, nhưng các bên đã lợi dụng, yêu cầu chứng thực theo thủ tục chứng thực chữ ký nhằm trốn tránh lệ phí chứng thực và đơn giản hóa thủ tục). Mặt khác, đối với trường hợp người yêu cầu chứng thực chữ ký mất năng lực hành vi dân sự hoặc văn bản yêu cầu chứng thực chữ ký có nội dung vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội… người thực hiện chứng thực cũng không có cơ sở để từ chối. Do đó, để khắc phục tình trạng này, cần quy định cụ thể những trường hợp không được thực hiện chứng thực theo thủ tục chứng thực chữ ký để hạn chế tình trạng lợi dụng thủ tục chứng thực chữ ký cũng như tạo thuận lợi cho người thực hiện chứng thực khi thực hiện nhiệm vụ.

Bên cạnh đó, cũng do pháp luật chưa có quy định cụ thể về những trường hợp không được chứng thực chữ ký nên hiện nay việc chứng thực chữ ký chưa được áp dụng thống nhất, một số xác nhận hành chính như: Kê khai vốn, xác nhận hồ sơ vay vốn, xác nhận kê khai thu nhập, xác nhận hoàn cảnh gia đình…cũng được thực hiện chứng thực theo thủ tục chứng thực chữ ký. Vì vậy, cần xem xét phân định rõ những loại việc nào thì được chứng thực theo thủ tục chứng thực chữ ký, những loại việc nào cần được xác nhận theo trình tự, thủ tục riêng, tránh tình trạng lạm dụng thủ tục chứng thực chữ ký, đồng thời xác định rõ trách nhiệm của người xác nhận.

Mâu thuẫn giữa việc thực hiện Quyết định số 93/2007/QĐ-TTg ngày 22/6/2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông và nguyên tắc người yêu cầu chứng thực chữ ký phải ký trước mặt người thực hiện chứng thực theo quy định của Nghị định số 79/2007/NĐ-CP đã gây khó khăn cho các địa phương khi tổ chức thực hiện hoạt động chứng thực theo cơ chế “một cửa”, do đó, cần nghiên cứu quy định cho phép người yêu cầu chứng thực chữ ký ký trước mặt người tiếp nhận hồ sơ để giải quyết vướng mắc này.

– Về chứng thực hợp đồng, giao dịch:

Trên thực tế, việc giao cho Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp xã chứng thực hợp đồng, giao dịch còn tiềm ẩn nhiều rủi ro, do nhiều cán bộ chứng thực còn chưa được đào tạo chuyên ngành luật, mặt khác cán bộ chứng thực còn bị phân tán bởi công việc quản lý nhà nước, trong khi đó hợp đồng, giao dịch (đặc biệthợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản) là loại việc phức tạp, có giá trị lớn, dễ nảy sinh tranh chấp, đòi hỏi sự chuyên nghiệp của người thực hiện chứng thực. Do đó, cần quy định tách bạch trình tự, thủ tục chứng thực và giá trị pháp lý của văn bản chứng thực với trình tự, thủ tục công chứng và giá trị pháp lý của văn bản công chứng, để người dân thực hiện quyền tự định đoạt và tự chịu trách nhiệm về quyền, lợi ích hợp pháp của mình.

Đối với giấy ủy quyền, dù đây là loại việc đơn giản, nhưng do vẫn được coi là một loại giao dịch, nên theo quy định hiện hành phải được chứng thực tại Ủy ban nhân dân cấp huyện hoặc tổ chức hành nghề công chứng, gây phiền hà cho người dân. Vì vậy, để tạo thuận lợi cho người dân, những loại việc này cần được giao cho Uỷ ban nhân dân cấp xã thực hiện chứng thực theo thủ tục chứng thực giấy ủy quyền.

Như vậy, có thể thấy, bên cạnh những mặt tích cực, pháp luật về chứng thực còn bộc lộ một số điểm chưa phù hợp, đòi hỏi phải sớm được khắc phục để nâng cao chất lượng hoạt động chứng thực, góp phần cải cách hành chính, tạo môi trường pháp lý thuận lợi để người dân thực hiện các quyền, lợi ích hợp pháp của mình trong thời kỳ hội nhập hiện nay

Nguyễn Thị Thu Hương