Cần quản lý, sử dụng, ghi chép sổ hộ tịch theo quy định
24/10/2008
Hiện nay theo Nghị định 158/2005/NĐ-CP và Quyết định số 01/2006/QĐ-BTP của Bộ Tư pháp quy định có tổng thể 08 loại sổ đăng ký hộ tịch dành cho UBND các cấp trong công tác đăng ký và quản lý hộ tịch bao gồm: Sổ đăng ký khai sinh; đăng ký kết hôn; đăng ký khai tử; đăng ký việc nuôi con nuôi; đăng ký việc giám hộ; đăng ký nhận, cha, mẹ, con; đăng ký thay đổi, cải chính hộ tịch; cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân. Ở mỗi loại sổ hộ tịch nêu trên đều có những hướng dẫn cách thức cũng như hướng dẫn nội dung sử dụng ghi chép một cách rõ ràng chính xác. Nghị định 158 quy định cụ thể các công việc mà cán bộ hộ tịch thực hiện đối với các sổ đăng ký hộ tịch như khi đăng ký hộ tịch, cán bộ Tư pháp hộ tịch, cán bộ Tư pháp của Phòng Tư pháp hoặc cán bộ hộ tịch của Sở Tư pháp phải tự mình ghi vào sổ hộ tịch và biểu mẫu hộ tịch; nội dung ghi phải chính xác; chữ viết phải rõ ràng, đủ nét, không viết tắt, không tẩy xóa, sổ hộ tịch phải viết liên tiếp theo thứ tự từng trang, không được bỏ trống, phải đóng dấu giáp lai từ trang đầu đến trang cuối sổ, số đăng ký trong sổ hộ tịch được ghi liên tục từ số 01 cho đến hết năm. Đối với sổ hộ tịch được sử dụng tiếp cho năm sau, thì số thứ tự của năm sau sẽ bắt đầu từ số 01, không lấy số thứ tự tiếp theo của năm trước, số ghi trong biểu mẫu hộ tịch là số tương ứng với số thứ tự ghi trong sổ hộ tịch. Ngoài ra công tác lưu trữ sổ đăng ký hộ tịch cũng được quy định như sổ hộ tịch phải được lưu trữ, bảo quản để sử dụng lâu dài; phục vụ cho hoạt động quản lý của Nhà nước. Mỗi loại việc hộ tịch phải được đăng ký vào hai quyển sổ (đăng ký kép), một quyển lưu tại Ủy ban nhân dân cấp xã, nơi đăng ký hộ tịch; một quyển chuyển lưu tại Ủy ban nhân dân cấp huyện và Những việc hộ tịch thuộc thẩm quyền của Sở Tư pháp và Ủy ban nhân dân cấp huyện, thì chỉ đăng ký vào một quyển và lưu tại Sở Tư pháp và Ủy ban nhân dân cấp huyện. Riêng đối với sổ cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, thì chỉ cần lập một quyển và lưu tại Ủy ban nhân dân cấp xã.
Để tạo điều kiện thuận lợi cho người dân ngoài việc giải quyết nhanh chóng kịp thời vấn đề đăng ký hộ tịch thì ngoài sự tuân thủ các quy định pháp luật về quản lý hộ tịch người cán bộ hộ tịch còn phải luôn tuân thủ các nguyên tắc ghi chép, lưu trữ sổ đăng ký hộ tịch vì hộ tịch là sự kiện cơ bản xác định tình trạng nhân thân của một người từ khi sinh ra đến khi chết, do đó quản lý tốt các loại sổ đăng ký hộ tịch sẽ góp phần tích cực cho công tác đăng ký và quản lý hộ tịch ở địa phương trên cơ sở đó bảo hộ các quyền, lợi ích hợp pháp của cá nhân và gia đình, đồng thời nâng cao công tác đăng ký, quản lý hộ tịch ngày một hiệu quả hơn ở địa phương mình/.
Nguyễn Thanh Xuân