Trao đổi về sự chính xác, đầy đủ trong văn bản công chứng
11/09/2008
"Văn bản công chứng có hiệu lực thi hành đối với các bên liên quan; trong trường hợp bên có nghĩa vụ không thực hiện nghĩa vụ của mình thì bên kia có quyền yêu cầu Toà án giải quyết theo quy định của pháp luật; trừ trường hợp các bên tham gia hợp đồng, giao dịch có thoả thuận khác. Văn bản công chứng có giá trị chứng cứ, những tình tiết, sự kiện trong văn bản công chứng không phải chứng minh trừ trường hợp bị Toà án tuyên bố là vô hiệu". Vì vậy, nếu không thực hiện đúng các điều khoản đã quy định về nội dung và hình thức trong văn bản công chứng sẽ dẫn đến văn bản không có giá trị pháp lý. Do đó, khi thực hiện công chứng cần phải thận trọng chú ý đến toàn bộ văn bản công chứng. Trong bài viết này xin được trao đổi một số vấn đề cần lưu ý trong hoạt động nghiệp vụ công chứng đối với sự chính xác, đầy đủ của hình thức và nội dung văn bản công chứng.
Đánh giá về công tác nghiệp vụ công chứng, nhìn chung công tác này đã đạt được nhiều kết quả đáng ghi nhận. Văn bản công chứng được các cơ quan nhà nước, các tổ chức, cá nhân và xã hội coi trọng vì có giá trị chứng cứ. Các hợp đồng, giao dịch do công chứng viên Phòng công chứng và công chứng viên Văn phòng công chứng chứng nhận đã đáp ứng kịp thời yêu cầu chính đáng của cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp trong cả nước, tạo điều kiện thuận lợi và bảo đảm an toàn pháp lý cho các quan hệ giao dịch. Những kết quả đạt được trong thời gian qua đã và đang khẳng định vai trò công tác công chứng trong xã hội và đã chứng minh được công tác công chứng đang góp phần cải cách thủ tục hành chính, chống phiền hà cho nhân dân trong việc giải quyết các yêu cầu công chứng. Có được kết quả này là nhờ trách nhiệm của công chứng viên ngày càng được nâng cao, có ý thức khi công chứng hợp đồng, giao dịch. Tuy vậy, để đạt được độ tin cậy cao của nhân dân, của các cơ quan nhà nước, của các tổ chức, xã hội thì văn bản công chứng phải "có hiệu lực thi hành đối với các bên liên quan". Tại Điều 4 Luật công chứng quy định về văn bản công chứng" Hợp đồng, giao dịchbằng văn bản đã được công chứng theo quy định của Luật này gọi là văn bản công chứng" Do vậy, công chứng viên phải theo đúng quy định về văn bản công chứng của Luật công chứng mới có giá trị. Văn bản công chứng bao giờ cũng phải đủ các nội dung sau: Hợp đồng, giao dịch; lời chứng của công chứng viên; văn bản công chứng có hiệu lực kể từ ngày được công chứng viên ký và có đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng. Chính vì vậy, công chứng viên, người có thẩm quyền công chứng cần phải thận trọng đối với từng chi tiết nhỏ trong văn bản công chứng.
Thực tế trong nhiều năm qua cho thấy các văn bản hướng dẫn hoạt động công chứng quy định rất rõ ràng nhưng khi kiểm tra về văn bản công chứng của một số nơi cho thấy vẫn còn một số điểm thiếu sót. Ví dụ: có văn bản công chứng còn theo tập quán cũ mà không muốn thay đổi theo quy định mới. Hợp đồng, giao dịch đã được đóng dấu nhưng quên ghi ngày… tháng …năm….; có văn bản phần trên được ghi là giấy chứng nhận cam kết nhưng lời chứng lại là chứng nhận hợp đồng. Vì vậy, chưa có sự thống nhất trong một văn bản công chứng. Tất cả những trường hợp nêu trên khi cần đến văn bản công chứng để làm chứng cứ sẽ không có hiệu lực. Do vậy, khi thực hiện công chứng cần nhận thấy được sự chính xác, đầy đủ trong văn bản công chứng có tầm quan trọng rất lớn.
Luật công chứng đã được ban hành, văn bản công chứng về hợp đồng, giao dịch cần phải theo đúng quy định của Luật, cụ thể như:" Lời chứng của công chứng viên phải ghi rõ thời gian, địa điểm công chứng, họ, tên công chứng viên, tên tổ chức hành nghề công chứng". Việc ghi rõ thời gian, địa điểm công chứng tưởng chừng không cần tỉ mỉ, cụ thể nhưng rất cần thiết cho một văn bản công chứng có hiệu lực. Thời điểm công chứng được quy định phải ghi cả ngày, tháng, năm không được bỏ sót, có thể ghi giờ phút nếu người yêu cầu công chứng đề nghị hoặc công chứng viên thấy cần thiết. Đối với các con số phải được ghi cả bằng số và bằng chữ để tránh được tình trạng sửa đổi. Chữ viết trong văn bản công chứng cần thống nhất nên Luật công chứng quy định về " Tiếng nói và chữ viết dùng trong công chứng là tiếng Việt". Chữ viết trong văn bản công chứng được quy định tại Điều 40 Luật công chứng " phải rõ ràng, dễ đọc, không được viết tắt hoặc viết bằng ký hiệu, không được viết xen dòng, viết dè dòng, không được tẩy xoá, không được để trống". Việc ghi trang, tờ trong văn bản công chứng đối với hợp đồng, giao dịch là việc làm cần thiết không thể thiếu khi công chứng hợp đồng, giao dịch. Trước đây, chưa có Luật công chứng qua kiểm tra văn bản công chứng của một số Phòng công chứng vẫn còn nhiều nơi chưa thực hiện đầy đủ. Luật công chứng đã đưa vấn đề này vào quy định tại Điều 42 để khẳng định từng chi tiết không thể thiếu trong một văn bản công chứng. Đó là:"Văn bản công chứng có từ hai trang trở lên thì từng trang phải được đánh số thứ tự. Văn bản công chứng có từ hai tờ trở lên phải được đóng dấu giáp lai giữa các tờ". Quy định này nhằm nâng cao tính chặt chẽ đối với việc công chứng một hợp đồng, giao dịch. Có thể nói rằng, hiệu lực của văn bản công chứng không chỉ có nội dung mới quan trọng mà còn phụ thuộc rất nhiều vào hình thức của văn bản công chứng.
Khi văn bản công chứng có lỗi về kỹ thuật như sai sót trong ghi chép, đánh máy, in ấn thì không phải công chứng viên nào cũng có thể sửa đổi, mặc dù lỗi đó không ảnh hưởng đến quyền và nghĩa vụ của người tham gia hợp đồng, giao dịch. Luật công chứng quy định việc sửa lỗi kỹ thuật trong văn bản công chứng phải là công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng đã thực hiện việc công chứng hợp đồng, giao dịch đó. Nếu tổ chức hành nghề công chứng giải thể thì công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng đang được giao giữ hồ sơ thực hiện việc sửa đổi lỗi kỹ thuật. Các quy định rất rõ ràng từ việc " gạch chân chỗ cần sửa, sau đó ghi chữ, dấu hoặc con số đã được sửa vào bên lề kèm theo chữ ký" của công chứng viên "và đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng". Việc sửa lỗi kỹ thuật trong một văn bản công chứng, công chứng viên có trách nhiệm phải thông báo cho người tham gia hợp đồng, giao dịch. Có thể nói rằng, Luật công chứng đề cao giá trị văn bản công chứng nhưng đi kèm theo đó có nhiều quy định đòi hỏi thật chính xác, tỉ mỉ, khắt khe đối với một văn bản công chứng được công nhận có hiệu lực pháp luật. Chính vì vậy, đòi hỏi trách nhiệm của công chứng viên rất cao khi thực hiện công chứng hợp đồng, giao dịch. Đó cũng là nguyên tắc được đặt lên hàng đầu quy định cho công chứng viên khi hành nghề công chứng:" Phải tuân thủ Hiến pháp và pháp luật; Khách quan, trung thực; Chịu trách nhiệm trước pháp luật về văn bản công chứng; Tuân theo quy tắc đạo đức hành nghề công chứng".
Vậy, có thể khẳng định rằng giá trị văn bản công chứng và hiệu lực của văn bản công chứng đều phụ thuộc vào nội dung và hình thức của văn bản công chứng, phụ thuộc vào nguyên tắc hành nghề của công chứng viên. Các vấn đề này kết hợp với nhau tạo nên một văn bản công chứng có giá trị và có hiệu lực cao. Muốn đạt được kết quả này, đòi hỏi các cơ quan có thẩm quyền quản lý công chứng cần phải thường xuyên hướng dẫn, kiểm tra về nghiệp vụ công chứng, tích cực tuyên truyền, phổ biến pháp luật về công chứng, thanh tra, xử lý vi phạm, giải quyết khiếu nại, tố cáo về công chứng. Việc các cơ quan có thẩm quyền quản lý về công chứng phải tăng cường công tác hướng dẫn, kiểm tra, giám sát về nghiệp vụ công chứng là để chất lượng, giá trị của văn bản công chứng được nâng cao. Có như vậy, văn bản công chứng mới ngày càng đáp ứng với sự tin cậy của cá nhân, tổ chức và xã hội.
Phan Thuỷ – Vụ Hành chính tư pháp
