Đơn đề nghị thanh toán, Đơn đề nghị duyệt chi tiền phí, xin duyệt phí công tác, phí làm việc, phí sự vụ mà cá nhân người lao động đã tạm ứng tại thời điểm trước đó để xử lý công việc theo phân công, nhiệm vụ của đơn vị, tổ chức.
Chi phí là không thể thiếu trong bất kỳ một chuyến công tác hay hoạt động nào của người lao động, cán bộ khi thực hiện công việc, chức năng được phân công nằm ngoài trụ sở công ty. Đối với từng mô hình hoạt động, đơn vị có thể sẽ tạm ứng trước chi phí công tác hoặc yêu cầu tổng hợp, duyệt chi sau khi công việc hoàn thành.
Đối với trường hợp yêu cầu tổng hợp, duyệt chi sau khi công việc hoàn thành, đây chính là bối cảnh phải sử dụng Đơn đề nghị duyệt chi tiền phí.
1.Duyệt chi là gì
Duyệt chi là một hoạt động quản lý nguồn chi phí chi ra của một đơn vị, tổ chức, tại đây, những cá nhân, nhóm cá nhân được phân công chức năng quản lý quỹ, vốn sẽ xem xét về tính hợp lý của việc chi tiền và có cho phép hay không cho phép khoản chi này được thực hiện trên thực tế.
Các đơn vị, tổ chức càng lớn thì việc kiểm soát dòng tiền, nguồn vốn càng quan trọng, vì thế việc duyệt chi cũng rất được chú trọng với nhiều nguyên tắc nhất định. Đi ngược lại những nguyên tắc này, các khoản tiền sẽ không được chấp nhận và các cá nhân đã tạm ứng sẽ phải hoàn toàn tự chịu trách nhiệm bằng tài sản riêng của mình.
2.Các chi phí nào có thể đề nghị duyệt chi
Vậy các chi phí nào thì có thể được đề nghị duyệt chi, chi phí nào thì không?!
Danh sách những chi phí này thông thường được quy định trong Nội quy của đơn vị, doanh nghiệp, tổ chức hoặc hy hữu hơn là những văn bản, quyết định cá biệt trong từng trường hợp của Ban Giám đốc, Ban quản trị đối với từng nội dung dự án, công việc cụ thể.
Các khoản duyệt chi phải thống nhất và tuân thủ quy định của công ty nói riêng và các quy định về hoạt động kế toán, thuế của nhà nước nói chung, bởi lẽ đây sẽ là các chi phí được kê khai để tiến hành khai thuế và thực hiện những nghĩa vụ tài chính của doanh nghiệp đối với cơ quan có thẩm quyền.
3.Định nghĩa Đơn đề nghị duyệt chi tiền phí
Đơn đề nghị duyệt chi tiền phí là văn bản thể hiện yêu cầu của người lao động, hoặc cán bộ, công chức, viên chức đang thực hiện công việc được giao và có nguyện vọng mong muốn được chi trả chi phí hoặc yêu cầu đơn vị thanh toán các chi phí đã ứng trước của bản thân.
4.Các trường hợp sử dụng Đơn đề nghị duyệt chi tiền phí
Mẫu Đơn xin duyệt chi được dùng trong trường hợp cá nhân, người lao động đã tạm ứng chi phí trước để thực hiện công việc, nhiệm vụ được phân công, sau đó làm đơn này để yêu cầu công ty bồi hoàn chi phí. Người lập đơn lưu ý gửi kèm theo đơn những hóa đơn chứng từ biên lai chứng minh mục đích sử dụng của số tiền đã tạm ứng trong quá trình làm nhiệm vụ.
5.Hồ sơ đề nghị duyệt chi
Hồ sơ xin duyệt chi tiền phí bao gồm:
- Đơn đề nghị duyệt chi tiền phí;
- Căn cứ, tài liệu ghi nhận việc chi, sử dụng phí khi công tác (Biên lai, hoá đơn, …);
- Các căn cứ khác có liên quan theo yêu cầu (nếu có);
Công ty Luật LVN – Luật sư Tư vấn trực tuyến – Gọi ngay 1900.0191
6.Mẫu Đơn đề nghị duyệt chi tiền phí
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
———-o0o———-
ĐƠN ĐỀ NGHỊ DUYỆT CHI TIỀN PHÍ
(V/v: Duyệt chi chi phí cho quá trình làm việc tại ….. vào ngày …/…/…….)
Kính gửi: Ban giám đốc công ty
Ông/Bà ………. Trưởng phòng Kế toán
Căn cứ Nội quy, Điều lệ hoạt động của công ty;
Căn cứ vào Quyết định phân công làm việc số …… ban hành ngày …/…/……;
Tôi là …………….. sinh ngày :…………………
Hiện đang giữ chức vụ ………….. tại phòng……… Ngày …/…/……, tôi có thực hiện công việc theo sự phân công của Ban giám đốc và trưởng phòng, đến ngày …/…/…… công việc đã hoàn thành và tôi đã gửi báo cáo tổng kết công việc cho phòng Kế hoạch cũng như báo cáo trực tiếp cho đồng chí Trưởng phòng. Ngoài ra, chi phí mà tôi đã tạm ứng để thực hiện công việc này là: …….. đồng (………….đồng), cụ thể theo các biên lai tôi đã gửi cho phòng Kế toán. Tới nay, đã …. tháng kể từ ngày tôi hoàn thành công việc, nhưng vẫn chưa nhận được thông tin gì từ phía phòng Kế toán, tôi có trao đổi thì nhân viên phòng có báo lại chưa có quyết định của Ban giám đốc nên chưa thể giải quyết.
Vậy nên bằng đơn này tôi rất mong Ban giám đốc công ty và Phòng Kế toán nhanh chóng xem xét, duyệt chi cho tôi số tiền trên.
Tôi xin chân thành cảm ơn!
…….., ngày … tháng … năm 201…
Người lập đơn
(Ký, ghi rõ họ tên)
DỊCH VỤ SOẠN THẢO ĐƠN, HỢP ĐỒNG, CÔNG VĂN CHỈ 500 NGÀN ĐỒNG -> LIÊN HỆ 1900.0191
7.Cách giải trình các căn cứ cho việc đề nghị duyệt chi
Để thực hiện giải trình các căn cứ sao cho hợp lý, chứng minh được nhu cầu và thực tế đã phải sử dụng chi phí, người làm đơn cần lưu ý đưa ra được những biên lai, phiếu thu, vé tàu xe hoặc các loại hóa đơn trong quá trình công tác, thực hiện nhiệm vụ đã phải ứng chi.
Các tài liệu phải được sắp xếp theo dòng thời gian, trong một số trường hợp có thể phải giải trình bằng 1 văn bản riêng thể hiện lộ trình và lý do lựa chọn dịch vụ, sản phẩm nhất định nếu các mức chi phí đề nghị duyệt chi là lớn hay rất lớn, không nằm trong dự trù của ban lãnh đạo.
8.Những câu hỏi thường gặp về Đơn đề nghị duyệt chi tiền phí
Trong một số trường hợp nếu việc thực hiện nhiệm vụ, công tác có sự chứng kiến của tổ trưởng hay được bàn giao qua tổ trưởng thì tốt hơn hết nên có chữ ký của người này trong văn bản yêu cầu duyệt chi.
Nếu sau khi gửi đơn yêu cầu duyệt chi, bạn không được thanh toán hay thanh toán ít hơn các chi phí đã chi vì nhiều lý do, bạn có thể gửi đơn một lần nữa kèm theo một bản giải trình chi tiết về những lý do mà ban lãnh đạo, phòng kế toán đưa ra.
9.Kỹ năng sử dụng Đơn đề nghị duyệt chi tiền phí
Việc sử dụng Đơn đề nghị duyệt chi tiền phí không khó tuy nhiên tỷ lệ thành công cũng không cao, phần nhiều các lý do dẫn tới hậu quả này là do cá nhân người lao động, công chức, viên chức chưa nắm rõ nội quy đơn vị về hoạt động kế toán, bỏ xót các chứng từ cần thiết khi chi tiêu như quên lấy hoá đơn, lấy nhầm loại hoá đơn, chi vào mục đích không phù hợp với nội dung công việc.
Để đảm bảo cho Đơn đề nghị duyệt chi tiền phí dễ dàng được chấp thuận, cá nhân cần biết rõ về quy trình và những tài liệu, chứng từ cần thiết khi chi tiêu và danh mục, phạm vi các khoản chi được phép trước khi thực hiện bất kỳ thanh toán nào. Trong trường hợp thắc mắc về một khoản chi mới, việc trao đổi với cá nhân, phòng ban Kế toán của đơn vị là hành động cần thiết để nhận được các hướng dẫn phù hợp.
10. Thời hạn xử lý Đơn đề nghị duyệt chi tiền phí
Thời hạn xử lý Đơn đề nghị duyệt chi tiền phí sẽ do nội quy đơn vị, doanh nghiệp quy định, nhưng thông thường sẽ nằm vào thời hạn thanh toán tiền trong chu kỳ tiếp theo đối với người lao động, ví dụ như vào đợt trả lương tháng tới.
Một số trường hợp, việc duyệt chi có thể được thực hiện ngay nếu có sự chỉ đạo và quy định riêng của doanh nghiệp. Vậy về vấn đề thời hạn này, người có nhu cầu nên xem xét nội quy của đơn vị để có thể nắm được chính xác nhất.
Tham khảo thêm:
