Công văn đề nghị tạm ứng chi phí, tạm ứng tiền, Công văn đề nghị thanh toán tạm ứng, chi phí đặt cọc, chi phí đảm bảo để thực hiện một nghĩa vụ, công việc nào đó theo thoả thuận tại Hợp đồng kinh tế có liên quan.
Công văn đề nghị tạm ứng rất hay được sử dụng trong các hoạt động đầu tư, thi công và thực hiện dự án. Do tính đặc thù của loại hình này, các đơn vị nhà thầu trong một số trường hợp sẽ phải gửi công văn yêu cầu nhà thầu chính hoặc chủ đầu tư tạm ứng 1 phần hay toàn bộ chi phí thực hiện công trình.
1. Công văn đề nghị tạm ứng chi phí là gì
Công văn đề nghị tạm ứng chi phí là văn bản của một pháp nhân doanh nghiệp, đơn vị, tổ chức gửi tới cho một doanh nghiệp khác hoặc một cơ quan có thẩm quyền có liên quan trong một thoả thuận hay công việc nào đó. Công văn có nội dung chính là đề cập tới yêu cầu đề nghị thanh toán trước một phần tiền để đảm bảo cho việc thực hiện thoả thuận trước đó một cách thuận lợi.
Trong nhiều trường hợp, việc sử dụng Công văn cũng là một phần đề đảm bảo trách nhiệm các bên trước khi tiến hành một giai đoạn bất kỳ như thi công dự án, đặt hàng nguyên liệu sản xuất, thi công sản phẩm.
2. Khi nào sử dụng Công văn đề nghị tạm ứng chi phí
Công văn đề nghị tạm ứng chi phí được sử dụng tại thời điểm ban đầu của thoả thuận, sau khi các bên đã ký Hợp đồng kinh tế hoặc có thoả thuận cơ bản về nội dung công việc. Công văn được ban hành trước thời điểm thực tế bắt đầu thực hiện các công việc cụ thể.
Sau thời điểm trên, việc sử dụng Công văn sẽ không còn hiệu quả và mất đi tính chất, ý nghĩa của văn bản này, quyền lợi của bên trực tiếp thi công, thực hiện dự án, sản xuất có thể sẽ không còn được bảo đảm như ban đầu.
3. Thẩm quyền nhận Công văn đề nghị tạm ứng chi phí
Như đã nói ở trên, thẩm quyền nhận Công văn đề nghị tạm ứng chi phí thuộc về đơn vị, doanh nghiệp, tổ chức đối tác trong một thoả thuận nhất định. Trường hợp có nhiều hơn một chủ thể trong phía đối tác thì Công văn sẽ được gửi tới tất cả các đơn vị này nhằm đảm bảo sự công khai, minh bạch và chính xác.
Ngoài ra cũng có thể xác định đơn vị nhận Công văn bằng việc xác định trách nhiệm thanh toán thuộc về đơn vị nào.
4. Hướng dẫn làm Công văn đề nghị tạm ứng chi phí
Việc muộn thời gian giải ngân hoặc chưa có thỏa thuận rõ thời gian giải ngân sẽ dẫn đến việc chậm tiến độ do thiếu kinh phí. Việc soạn thảo Công văn đề nghị tạm ứng cần nêu được vấn đề cấp thiết của việc đề nghị và số tiền đề nghị thanh toán cụ thể, thời hạn thanh toán, hạng mục thanh toán và những thông tin khác trong phạm vi.
Mặt khác, Công văn cũng có thể đưa ra một số hậu quả, hệ quả của việc chậm thanh toán hay thanh toán không đủ số tiền được yêu cầu, mức độ lãi suất hay các vấn đề khác có thể được áp dụng. Bởi tính chất của việc yêu cầu tạm ứng tiền, Công văn nên được soạn thảo cứng rắn nhưng cũng cần khéo léo để thể hiện được hết bản chất khách quan của bối cảnh áp dụng.
5. Hồ sơ đề nghị tạm ứng tiền
Hồ sơ đề nghị tạm ứng tiền sẽ bao gồm những đầu mục sau đây:
- Công văn đề nghị tạm ứng;
- Hợp đồng kinh tế/thỏa thuận/chủ trương Dự án đầu tư/Quyết định/…;
- Căn cứ chứng minh vị trí, vai trò của đơn vị soạn thảo công văn;
- Giấy tờ, văn bản thể hiện mức độ cần thiết của việc giải ngân tạm ứng;
- Các hình ảnh, căn cứ, tài liệu khác có liên quan theo yêu cầu hồ sơ hoặc yêu cầu của đơn vị nhận Công văn.
6. Mẫu Công văn đề nghị tạm ứng
|
CÔNG TY ………………………..
—————————– Số: …………./CV |
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc —-***—- ……………….., ngày tháng năm 2016 |
CÔNG VĂN ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG
Kính gửi: Uỷ ban nhân dân huyện ……………….., tỉnh …………………
Dựa theo Đề cương khái toán kinh phí chuẩn bị đầu tư đối với Công trình đường giao thông từ ……………….. đi ……………….. tại xã ……………….., huyện ……………….., tỉnh ……………….. giữa Công ty ……………………….. với Quý cơ quan về vấn đề Khảo sát, đo đạc và lập dự án thiết kế.
Ngày … tháng … năm 2014, Công ty chúng tôi đã bắt đầu triển khai thực hiện trên thực tế các công việc theo sự chỉ đạo của huyện ……………….., tỉnh ……………….., gồm có khảo sát đại chất, địa hình, tiến hành đo đạc lên khái toán đối với công trình đường giao thông từ ……………….. đi ……………….. tại xã ……………….., huyện ……………….., tỉnh ………………… Mức kinh phí để thực hiện đã vượt quá số Ngân sách mà chúng tôi có thể chi trả tạm ứng. Vì vậy, để đảm bảo tiến độ công việc, Công ty chúng tôi đề nghị Quý cơ quan tạm ứng trước số tiền là : ………………..đ
(Bằng chữ:……………………./.)
Việc thanh toán tạm ứng được thực hiện vào tài khoản như sau:
Tên tài khoản: Công Ty ……………………………………………………..
Số tài khoản: …………………………………………………….
Tại: Ngân hàng ……………………………………………………..
Chúng tôi rất mong nhận được sự hợp tác của Quý Cơ quan để Dự án có thể thành công tốt đẹp và đúng thời hạn.
Chúng tôi xin trân trọng cảm ơn !
…………., ngày ….. tháng …… năm 2016
Đại diện công ty
Phó Tổng Giám đốc
………………………….
Tham khảo thêm:
