Thẩm quyền ký kết trong Hợp đồng

Thẩm quyền ký kết đối với hợp đồng là ai là đúng, làm sao để xác định được người đang ký có đúng thẩm quyền hay không, chúng tôi sẽ hướng dẫn toàn bộ những nội dung đó trong nội dung bài viết này.

Khi ký kết hợp đồng với công ty, các bên, đặc biệt là cá nhân thường ít quan tâm đến thẩm quyền của người ký kết, thường mặc định người ký là đại diện theo pháp luật của công ty và có điểm con dấu đỏ là đã yên tâm rằng mình đã giao kết hợp đồng hợp pháp.

Nhưng thực tế có nhiều hợp đồng được ký bởi người không có thẩm quyền hoặc khi xảy ra xung đột, một bên không muốn tiếp tục thực hiện hợp đồng (thường là do việc thực hiện hợp đồng không còn có lợi cho họ) đã lấy lý do người ký không đúng thẩm quyền để thoái thác trách nhiệm và hủy hợp đồng. Những điều này gây ra thiệt hại vô cùng lớn cho bên còn lại đôi khi còn là ảnh hưởng tới quyền và trách nhiệm của bên thứ ba.

Công ty không chịu bồi thường thiệt hại cho đối tác vì cho rằng người ký hợp đồng không nhân danh công ty, còn cá nhân ký kết hợp đồng hoặc thoái thác trách nhiệm hoặc không có khả năng tự chịu trách nhiệm đối với thiệt hại quá lớn của đối tác. Vậy trong trường hợp này, đối tác phải làm gì để bảo vệ quyền lợi của mình? Trách nhiệm với đối tác thuộc về công ty hay cá nhân người ký hợp đồng?

Qua kinh nghiệm thực tế giải quyết, chúng tôi xin đưa ra một số lưu ý khi xác định trách nhiệm của công ty, của người ký đối với những hợp đồng vô hiệu do người ký không đúng thẩm quyền. Qua đó, mỗi tổ chức, cá nhân có thể bảo vệ được tối đa quyền và lợi ích của mình nếu đã ký hợp đồng hoặc có thể tránh được việc ký kết hợp đồng với người không có thẩm quyền.

Ba trường hợp điển hình của hợp đồng vô hiệu do người ký không đúng thẩm quyền

Thực tế, hợp đồng vô hiệu do người ký không đúng thẩm quyền thường rất đa dạng về chủ thể ký kết, nhưng tựu chung lại sẽ rơi vào một trong ba trường hợp dưới đây:

Người ký là đại diện theo pháp luật của công ty nhưng không có thẩm quyền ký kết

Đây là những trường hợp mà theo quy định của pháp luật hoặc Điều lệ công ty trước khi ký hợp đồng phải có quyết định hoặc thông qua của Hội đồng thành viên (đối với công ty TNHH), Đại hội đồng cổ đông hay Hội đồng quản trị (đối với công ty CP). Nhưng, khi chưa có quyết định hoặc thông qua này, người đại diện theo pháp luật của công ty đã tiến hành ký kết thì hợp đồng sẽ vô hiệu.
Có thể kể đến một vài trường hợp như:

– Khi chưa có quyết định, thông qua của Hội đồng thành viên công ty TNHH, người đại diện theo pháp luật ký hợp đồng vay, cho vay, bán tài sản có giá trị bằng hoặc lớn hơn 50% tổng giá trị tài sản được ghi trong báo cáo tài chính tại thời điểm công bố gần nhất của công ty hoặc một tỉ lệ khác nhỏ hơn quy định tại Điều lệ (điểm d khoản 2 Điều 56 Luật DN 2014) hoặc những hợp đồng ký kết với các đối tượng được quy định tại khoản 1 Điều 67, khoản 1 Điều 86 LDN 2014;

– Khi chưa có quyết định hoặc thông qua của Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị công ty CP, người đại diện theo pháp luật ký hợp đồng đầu tư hoặc bán, vay, cho vay tài sản… có giá trị bằng hoặc lớn hơn 35% giá trị tài sản được ghi trong báo cáo tài chính gần nhất của công ty nếu Điều lệ công ty không quy định một tỷ lệ khác (điểm d khoản 2 Điều 135, điểm h khoản 2 Điều 149 LDN 2014) hoặc những hợp đồng ký kết với các đối tượng được quy định tại khoản 1 Điều 162 LDN 2014.

Người ký không phải là đại diện theo pháp luật của công ty và không có ủy quyền hợp pháp của người có thẩm quyền ký kết.

Có thể kể đến một vài trường hợp như: Chủ tịch Hội đồng quản trị (không phải là đại diện theo pháp luật), Chủ tịch Hội đồng thành viên (không phải là đại diện theo pháp luật), Phó Giám đốc, Giám đốc chi nhánh, Trưởng phòng, Trưởng ban… ký hợp đồng nhưng không có ủy quyền hợp pháp của người có thẩm quyền.

Người ký không phải là đại diện theo pháp luật của công ty, có ủy quyền hợp pháp nhưng thực hiện ký hợp đồng vượt quá phạm vi ủy quyền

Người ký đã được người đại diện theo pháp luật ủy quyền, nhưng phạm vi ủy quyền có giới hạn và nội dung đề cập trong hợp đồng không nằm trong phạm vi ủy quyền. Tùy từng trường hợp cụ thể mà hợp đồng đã ký này có thể sẽ bị vô hiệu toàn bộ hoặc chỉ vô hiệu một phần.

Quy định của pháp luật hiện hành về trách nhiệm của doanh nghiệp và người ký kết trong trường hợp hợp đồng vô hiệu do người ký không đúng thẩm quyền

Với những hợp đồng được xác lập bởi đại diện hợp pháp của doanh nghiệp (đúng thẩm quyền ký kết) thì trong mọi trường hợp kể cả khi hợp đồng vô hiệu, doanh nghiệp đều phải chịu trách nhiệm với đối tác bằng tài sản của mình. Điều này đã được quy định rõ tại Điều 87 Bộ luật Dân sự 2015.

Hợp đồng được ký bởi người không có thẩm quyền của doanh nghiệp về nguyên tắc sẽ vô hiệu. Tuy nhiên, khi giải quyết hậu quả của những hợp đồng này, tùy từng trường hợp cụ thể mà doanh nghiệp hoặc người ký sẽ chịu trách nhiệm với đối tác.
Theo quy định tại Điều 142 Bộ luật Dân sự 2015 về hậu quả của giao dịch dân sự do người không có quyền đại diện xác lập, thực hiện thì:

“Điều 142. Hậu quả của giao dịch dân sự do người không có quyền đại diện xác lập, thực hiện

1. Giao dịch dân sự do người không có quyền đại diện xác lập, thực hiện không làm phát sinh quyền, nghĩa vụ đối với người được đại diện, trừ một trong các trường hợp sau đây:

a) Người được đại diện đã công nhận giao dịch;

b) Người được đại diện biết mà không phản đối trong một thời hạn hợp lý;

c) Người được đại diện có lỗi dẫn đến việc người đã giao dịch không biết hoặc không thể biết về việc người đã xác lập, thực hiện giao dịch dân sự với mình không có quyền đại diện.

2. Trường hợp giao dịch dân sự do người không có quyền đại diện xác lập, thực hiện không làm phát sinh quyền, nghĩa vụ đối với người được đại diện thì người không có quyền đại diện vẫn phải thực hiện nghĩa vụ đối với người đã giao dịch với mình, trừ trường hợp người đã giao dịch biết hoặc phải biết về việc không có quyền đại diện mà vẫn giao dịch.

3. Người đã giao dịch với người không có quyền đại diện có quyền đơn phương chấm dứt thực hiện hoặc hủy bỏ giao dịch dân sự đã xác lập và yêu cầu bồi thường thiệt hại, trừ trường hợp người đó biết hoặc phải biết về việc không có quyền đại diện mà vẫn giao dịch hoặc trường hợp quy định tại điểm a khoản 1 Điều này.

4. Trường hợp người không có quyền đại diện và người đã giao dịch cố ý xác lập, thực hiện giao dịch dân sự mà gây thiệt hại cho người được đại diện thì phải chịu trách nhiệm liên đới bồi thường thiệt hại.

Và Điều 143 Bộ luật Dân sự 2015 quy định về hậu quả của giao dịch dân sự do người đại diện xác lập, thực hiện vượt quá phạm vi đại diện thì:

“Điều 143. Hậu quả của giao dịch dân sự do người đại diện xác lập, thực hiện vượt quá phạm vi đại diện

1. Giao dịch dân sự do người đại diện xác lập, thực hiện vượt quá phạm vi đại diện không làm phát sinh quyền, nghĩa vụ của người được đại diện đối với phần giao dịch được thực hiện vượt quá phạm vi đại diện, trừ một trong các trường hợp sau đây:

a) Người được đại diện đồng ý;

b) Người được đại diện biết mà không phản đối trong một thời hạn hợp lý;

c) Người được đại diện có lỗi dẫn đến việc người đã giao dịch không biết hoặc không thể biết về việc người đã xác lập, thực hiện giao dịch dân sự với mình vượt quá phạm vi đại diện.

2. Trường hợp giao dịch dân sự do người đại diện xác lập, thực hiện vượt quá phạm vi đại diện không làm phát sinh quyền, nghĩa vụ của người được đại diện đối với phần giao dịch được xác lập, thực hiện vượt quá phạm vi đại diện thì người đại diện phải thực hiện nghĩa vụ đối với người đã giao dịch với mình về phần giao dịch vượt quá phạm vi đại diện, trừ trường hợp người đã giao dịch biết hoặc phải biết về việc vượt quá phạm vi đại diện mà vẫn giao dịch.

3. Người đã giao dịch với người đại diện có quyền đơn phương chấm dứt thực hiện hoặc hủy bỏ giao dịch dân sự đối với phần vượt quá phạm vi đại diện hoặc toàn bộ giao dịch dân sự và yêu cầu bồi thường thiệt hại, trừ trường hợp người đó biết hoặc phải biết về việc vượt quá phạm vi đại diện mà vẫn giao dịch hoặc trường hợp quy định tại điểm a khoản 1 Điều này.

4. Trường hợp người đại diện và người giao dịch với người đại diện cố ý xác lập, thực hiện giao dịch dân sự vượt quá phạm vi đại diện mà gây thiệt hại cho người được đại diện thì phải chịu trách nhiệm liên đới bồi thường thiệt hại”.

Theo như những quy định tại hai điều luật trên thì:

– Doanh nghiệp vẫn sẽ phải chịu trách nhiệm với bên còn lại nếu:

+ Người được đại diện đã công nhận giao dịch;

+ Người được đại diện biết mà không phản đối trong một thời hạn hợp lý;

+ Người được đại diện có lỗi dẫn đến việc người đã giao dịch không biết hoặc không thể biết về việc người đã xác lập, thực hiện giao dịch dân sự với mình không có quyền đại diện.

– Người trực tiếp ký sẽ phải tự chịu trách nhiệm với đối tác trong những trường hợp còn lại đối với việc ký kết của họ.

Luật Doanh nghiệp 2014 tuy có nhiều quy định mới về người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp, đặc biệt đã dành riêng Điều 14 để nói về về trách nhiệm của người đại diện theo pháp luật. Nhưng, cũng như Luật Doanh nghiệp 2004, Luật Doanh nghiệp năm 2014 không có quy định nào nói về trách nhiệm của doanh nghiệp hay người đại diện doanh nghiệp với đối tác trong trường hợp hợp đồng vô hiệu do người ký không đúng thẩm quyền.

Như vậy, để xác định được trường hợp nào thuộc trách nhiệm của doanh nghiệp, trường hợp nào thuộc trách nhiệm của người ký kết phải căn cứ vào các quy định tại Bộ luật Dân sự 2015 đã nêu ở trên. Vấn đề đặt ra là dựa vào đâu để xác định được doanh nghiệp đồng ý hay biết mà không phản đối việc ký kết đó thì pháp luật lại chưa có quy định hướng dẫn cụ thể. Điều này đã dẫn đến tình trạng áp dụng pháp luật một cách tùy tiện, không nhất quán giữa các cơ quan, các cá nhân khác nhau; việc xác định trách nhiệm thuộc về doanh nghiệp hay cá nhân người ký phụ thuộc nhiều vào sự đánh giá chủ quan của người làm luật.

Đối tác công ty phải làm gì để tránh rủi ro

– Trước khi ký kết hợp đồng:
Mọi giao dịch của doanh nghiệp đều được thực hiện thông qua người đại diện hợp pháp. Vì vậy, để tránh trường hợp giao dịch với người không có thẩm quyền của doanh nghiệp, trước khi ký kết hợp đồng, đối tác phải lưu ý kiểm tra những thông tin cơ bản sau:

Kiểm tra thông tin tại Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Điều lệ công ty để xác định người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.

+) Trường hợp người ký kết là đại diện theo pháp luật thì cũng phải kiểm tra xem hợp đồng có thuộc trường hợp phải có sự thông qua của Hội đồng thành viên (đối với công ty TNHH), Đại hội đồng cổ đông hay Hội đồng quản trị (đối với công ty CP) hay không, nếu thuộc trường hợp này thì bắt buộc phải có quyết định hoặc thông qua của Hội đồng thành viên, Đại hội đồng cổ đông hoặc Hội đồng quản trị thì người đại diện theo pháp luật mới đủ thẩm quyền ký kết hợp đồng;
+) Trường hợp họ không phải là đại diện theo pháp luật thì phải có ủy quyền hợp pháp của người có thẩm quyền. Phải kiểm tra phạm vi, thời hạn, nội dung ủy quyền để xác định chính xác thẩm quyền của người ký kết, tránh trường hợp ký vượt quá phạm vi ủy quyền.

– Đã ký kết hợp đồng với người không có thẩm quyền: Trường hợp đã chót ký hợp đồng với người không có thẩm quyền của doanh nghiệp, khi xảy ra tranh chấp, để buộc doanh nghiệp chịu trách nhiệm bồi thường thiệt hại, đối tác của doanh nghiệp phải chứng minh được doanh nghiệp đồng ý hoặc biết mà không phản đối việc ký kết hợp đồng của người không có thẩm quyền. Tuy nhiên, do pháp luật chưa có quy định cụ thể nên để chứng minh được yếu tố đồng ý hoặc biết mà không phản đối của doanh nghiệp là không hề đơn giản, nhất là với những đối tác là cá nhân thì lại càng khó khăn hơn. Qua thực tế giải quyết công việc, đồng thời đã được nhiều cơ quan Nhà nước có thẩm quyền chấp nhận, chúng tôi xin đưa ra một vài biểu hiện được coi là doanh nghiệp đã đồng ý hoặc biết mà không phản đối viêc ký kết sai thẩm quyền, cụ thể:
Việc thực hiện hợp đồng diễn ra công khai, liên tục, trong một thời gian dài tại doanh nghiệp, diễn biến cũng như nội dung thực hiện hợp đồng được phản ánh trong các cuộc họp có sự tham dự đầy đủ của người có thẩm quyền ký kết, quyết định của doanh nghiệp.
Các khoản thu, chi từ việc thực hiện hợp đồng được phản ánh tại chứng từ, sổ sách kế toán hay báo cáo tài chính của doanh nghiệp và đã được báo cáo hoặc phê duyệt của chính người có thẩm quyền ký kết, quyết định của doanh nghiệp;

+) Doanh nghiệp đã sử dụng những tài sản có được từ việc thực hiện hợp đồng vào mục đích chung mà người có thẩm quyền ký kết, quyết định đều biết;
+) Lợi nhuận từ việc thực hiện hợp đồng được doanh nghiệp sử dụng để tái đầu tư hoặc sử dụng vào các mục đích chung của doanh nghiệp;
+) Trong một số trường hợp nhất định có thể căn cứ vào việc doanh nghiệp đã và đang chấp nhận, thực hiện những hợp đồng được ký kết không đúng thẩm quyền tương tự.

Một vài kiến nghị

Luật Doanh nghiệp 2014 đã có những quy định rất mới về người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp, như: quy định rõ ràng hơn về quyền và trách nhiệm của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp; cho phép công ty TNHH, công ty CP được quyền quyết định số lượng người đại diện theo pháp luật … Tuy nhiên, những quy định này vẫn chưa phân định rõ trách nhiệm của người đại diện theo pháp luật và của doanh nghiệp trong trường hợp giao dịch vô hiệu do người ký không đúng thẩm quyền. Vì vậy, để bảo đảm an toàn trong giao dịch, cũng như bảo vệ quyền và lợi ích của đối tác doanh nghiệp, chúng tôi xin đưa ra một vài kiến nghị sau:

– Cần có hướng dẫn cụ thể cho Điều 142 và Điều 143 Bộ luật Dân sự 2015 trên cơ sở đó mới xác định được trường hợp nào doanh nghiệp chịu trách nhiệm, trường hợp nào người ký chịu trách nhiệm với đối tác.
– Trường hợp doanh nghiệp có từ 2 người đại diện theo pháp luật trở lên thì việc phân chia phạm vi đại diện cho từng người thường mang tính nội bộ doanh nghiệp, đối tác khi giao dịch khó có thể biết được người đại diện đó có thẩm quyền giao dịch hay không. Do vậy, để bảo vệ quyền lợi cho đối tác của doanh nghiệp trong trường hợp này cần hướng dẫn rõ: nếu người đại diện theo pháp luật xác lập giao dịch vượt ngoài thẩm quyền đại diện được phân công theo quy định của công ty với người thứ ba, thì giao dịch đó vẫn có giá trị đối với doanh nghiệp được đại diện, người đại diện sẽ chịu trách nhiệm trực tiếp với doanh nghiệp, trừ trường hợp, người thứ ba biết hoặc phải biết người đại diện đó không có thẩm quyền xác lập giao dịch với mình.

Bài liên quan: