Có thể “ký thay” đối với các văn bản “ký thừa lệnh”?: Góc nhìn từ công tác thi hành án

Việc Thủ trưởng cơ quan ủy quyền cho Phó Thủ trưởng cơ quan ký thay (KT.) văn bản được Thủ trưởng cấp trên giao ký thừa lệnh (TL.) trong các tổ chức hành chính là một vấn đề đã được thảo luận, trao đổi nhiều trong thời gian qua. Cho đến nay, trong hệ thống các văn bản quy phạm pháp luật hiện hành, vẫn chưa có một văn bản nào quy định về nguyên tắc ủy quyền, điều kiện ủy quyền, chủ thể được ủy quyền, chủ thể được thực hiện quyền, trách nhiệm của người được ủy quyền, người được ủy quyền, hậu quả pháp lý của việc ủy quyền. Nhằm hạn chế việc ủy quyền thiếu nguyên tắc, tùy tiện, dẫn đến tình trạng không rõ giới hạn của ủy quyền, không rõ trách nhiệm của từng cấp, cơ quan, chủ thể, Dự thảo Luật ban hành quyết định hành chính đang được soạn thảo cũng dành 01 Mục với 02 điều (Điều 28, 29) để làm rõ hơn hoạt động ủy quyền trong ban hành quyết định hành chính.

Trong lĩnh vực quản lý văn bản hành chính, qua các văn bản điều chỉnh hoạt động trong lĩnh vực này như Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 về công tác văn thư, Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ Sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 110/2004/NĐ-CP và Quy chế mẫu công tác văn thư, lưu trữ (ban hành kèm theo Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 4 năm 2013 của Bộ Nội vụ), đều khẳng định một nguyên tắc chung là ở các cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng, Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ký tất cả các văn bản của cơ quan, tổ chức.

Về chế độ ký thừa lệnh (TL), căn cứ Khoản 4 Điều 10 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP thì Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể “giao cho Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính hoặc Trưởng một số đơn vị ký thừa lệnh một số loại văn bản. Việc giao ký thừa lệnh này phải được quy định cụ thể trong quy chế hoạt động hoặc quy chế công tác văn thư của cơ quan, tổ chức”. Điều 1 Nghị định số 09/2010/NĐ-CP về chế độ ký thừa ủy quyền bổ sung nguyên tắc chung là Người ký thừa ủy quyền không được ủy quyền lại cho người khác ký. Khoản 4 Điều 28 Dự thảo Luật ban hành Quyết định hành chính cũng đang ghi nhận và khẳng định lại nguyên tắc này.

Tại các cơ quan, tổ chức hành chính, trên sở sở các quy định văn thư – lưu trữ nêu trên, chế độ ký thừa lệnh Bộ trưởng hoặc Thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ được quy định cụ thể, chặt chẽ tại Quy chế làm việc của cơ quan, đơn vị. Như tại Bộ Tư pháp, căn cứ Quy chế làm việc của Bộ (ban hành kèm theo Quyết định số 1658/QĐ-BTP ngày 05 tháng 7 năm 2013 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp), trường hợp Người đứng đầu vắng mặt thì phải ủy quyền cho một Phó Thủ trưởng đơn vị quản lý, điều hành đơn vị khi vắng mặt và phải báo cáo Bộ trưởng, Thứ trưởng phụ trách, đồng thời thông báo cho Chánh Văn phòng Bộ biết.

Theo đó, chỉ Phó Thủ trưởng cơ quan, tổ chức trong trường hợp này mới có thẩm quyền ký thay (KT.) các văn bản thừa lệnh Bộ trưởng. Văn thư Cơ quan chỉ đóng dấu đối với chữ ký của Phó Thủ trưởng cơ quan khi có văn bản ủy quyền của Thủ trưởng cơ quan và thông báo của Chánh Văn phòng. Đối với các đơn vị thuộc Bộ có con dấu riêng, Điều 7 Quy chế làm việc của Bộ cũng quy định chỉ Trưởng phòng ký thừa lệnh Thủ trưởng đơn vị các văn bản thuộc thẩm quyền của Thủ trưởng đơn vị theo ủy quyền. Khoản 2 Điều 28 dự thảo Luật Ban hành quyết định hành chính cũng đang duy trì hướng ủy quyền có giới hạn này “Người ủy quyền chỉ được ủy quyền cho cấp phó hoặc cấp dưới trực tiếp”.

Tuy nhiên, cho đến nay, bởi cách hiểu khác nhau về quy định “Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao cho cấp phó của mình ký thay các văn bản thuộc thẩm quyền của Người đứng đầu” tại Nghị định 09/2010/NĐ-CP nên trong thực tiễn quản lý hành chính thời gian qua, một số tổ chức, đơn vị với lý do khối lượng công việc lớn, tính chất công việc phức tạp, quy trình xử lý tuân thủ trình tự và thời gian chặt chẽ, ví dụ như việc tiếp nhận, xử lý và trả lời các đơn thư khiếu nại, tố cáo nên vẫn “ngầm” chấp nhận việc Phó Thủ trưởng đơn vị ký thay Thủ trưởng đối với các văn bản thừa lệnh.

Một vấn đề nữa đặt ra là từ nguyên tắc quản lý của chế độ thủ trưởng, để nâng cao tính trách nhiệm, yêu cầu bao quát, quán xuyến công việc của Người đứng đầu, Nghị định về chế độ trách nhiệm người đứng đầu cơ quan hành chính trong thi hành nhiệm vụ, công vụ quy định Người đứng đầu phải chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động của cơ quan, tổ chức, đơn vị được giao lãnh đạo, quản lý. Việc ủy quyền ký thay văn bản thừa lệnh là ủy quyền thẩm quyền hay ủy quyền ký để có căn cứ làm rõ trách nhiệm cá nhân liên quan đến văn bản ủy quyền ký trong trường hợp này. Trong một tổ chức hoạt động theo chế độ thủ trưởng, Người đứng đầu, Thủ trưởng đơn vị trực thuộc hay cấp phó ký thay văn bản thừa lệnh, ai sẽ là người phải chịu trách nhiệm đối với những sai sót văn bản nếu có xảy ra.

Thực tiễn quản lý hành chính cho thấy nhiều nhiệm vụ được giao cho một cơ quan, một chủ thể nhất định, nhưng cơ quan này lại tiếp tục ủy quyền cho cơ quan tiếp theo, chủ thể được ủy quyền này lại ủy quyền cho chủ thể tiếp theo, chủ thể được ủy quyền tiếp tục ủy quyền lại cho chủ thể khác dẫn đến hoạt động hành chính rườm rà, trái pháp luật, thiếu sự minh bạch, làm giảm kỷ luật, kỷ cương trong hoạt động hành chính.

Do khó xác định cụ thể cá nhân nào trong cơ quan hành chính phải chịu trách nhiệm thi hành bản án hành chính nên trong thời gian qua việc xử lý cơ quan hành chính không thi hành, trì hoãn việc thi hành án trên thực tế theo quy định của khoản 2 Điều 245 Luật Tố tụng hành chính mới chỉ đạt được kết quả có mức độ. Chính vì vậy, việc xây dựng một chế độ ủy quyền minh bạch, khoa học trong hoạt động hành chính là một trong những biện pháp quan trọng để nâng cao hiệu quả của công tác thi hành án nói chung, thi hành án hành chính nói riêng trong thời gian tới./.

Ths. Nguyễn Xuân Tùng – Chánh Văn phòng Tổng cục THADS

Tham khảo thêm các bài viết: